Mededeling betreffende de verwerking van gegevens in verband met cursussen zonder diploma georganiseerd door de Universiteit van Namen

De Universiteit van Namen organiseert opleidingen die in voorkomend geval leiden tot de toekenning van een universitair getuigschrift. Met het oog op het beheer, de uitvoering en de promotie van deze opleidingen verwerkt de Universiteit van Namen de gegevens van de personen die zich inschrijven voor de opleidingen, alsook van de docenten die aan de opleidingen verbonden zijn en de opleiders buiten de Universiteit van Namen.

Voor het beheer van de opleiding, overeenkomstig de voorwaarden en specifieke kenmerken ervan, kan de Universiteit van Namen gebruikmaken van de volgende categorieën gegevens:

• Inschrijvingsgegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: datum van inschrijving, doel van de inschrijving ...]
• Algemene identificatiegegevens [categorie voor de volgende soort gegevens: achternaam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Identificatoren toegewezen door overheidsinstanties [categorie voor de volgende soort gegevens: NISS, paspoortnummer, identiteits-/verblijfskaartnummer, nationaal register of nationaal register bisnummer, rijbewijsnummer, nummerplaat...].
• Identificatoren toegewezen door UNamur [categorie waarin de volgende gegevenstypen zijn gegroepeerd: studentnummer, intern matriculumnummer, eID voor toegang tot interne bronnen, toegangskaartidentificatoren, studentenkaartnummer...]
• Gegevens met betrekking tot persoonlijke kenmerken [categorie waarin de volgende gegevenstypen zijn gegroepeerd: geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit, verblijfsstatus in België, moedertaal, gesproken talen, bezit van een rijbewijs ...]
• Sociale gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot het ontvangen van een studietoelage van de Federatie Wallonië-Brussel, sociale bijstand van een OCMW, kinderbijslag, de toekenning van een beurs door de universiteit of een andere entiteit ...].
• Professionele gegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot beroep of beroepsactiviteiten, functie in een entiteit buiten de universiteit, professionele affiliaties...]
• Gegevens met betrekking tot de uitgeoefende functie (student, werkloos, werkend, ...) in verband met de toepassing van een eventueel preferentieel tarief
• Gegevens met betrekking tot de educatieve en academische achtergrond van de student [categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot de academische voortgang, het jaarprogramma van de student - gevolgde onderwijseenheden -, cijfers, studiepunten, honours, behaalde diploma's, land van afgifte van diploma('s), adviezen van selectiecommissies, tuchtrechtelijke beslissingen en beroepen, eindejaarswerk, afgeronde stages...]
• Gegevens met betrekking tot onderwijs en pedagogische activiteiten [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot de organisatie van werkgroepen, formatieve activiteiten, examens, cursusbeoordelingen, toetsen aangeboden als onderdeel van succesondersteuning, voltooid werk ...]
• [Voor externe opleiders] Professionele gegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot het beroep of de beroepsactiviteiten, functie bij een entiteit buiten de universiteit, beroepsmatige affiliaties...]
• Bancaire en financiële gegevens van natuurlijke personen [categorie die het volgende type gegevens groepeert: bankrekeningnummer, IBAN-code, btw-gegevens...]
• Betalingsgegevens[categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot een transactie, bedrag, datum van betaling, debiteur, crediteur, doel van de transactie...]
• Gegevens met betrekking tot IT-middelen[categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: gegevens in verband met gebruikersaccounts, elektronische communicatie, gebruik van toepassingen en software, gebruik van opslagmiddelen in de ter beschikking gestelde IT-middelen ...]
• Gegevens in verband met het opnemen van geluiden, foto's of video's [categorie die het volgende type gegevens groepeert, met uitzondering van videobewakingsbeelden en identiteitsfoto: opnamen, metagegevens in verband met opnamen ...... ]

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• Opleidingsbeheer
  • Inschrijvingsbeheer (waaronder beheer van het online inschrijvingsproces, beheer van de inschrijvingsmeter, uitgifte van een nominatieve lijst van deelnemers, uitgifte van facturen voor inschrijvingskosten)
  • Beheer van de organisatie van opleidingsactiviteiten (dit kan audio- of video-opnamen omvatten indien dit gerechtvaardigd is op grond van gezondheidsomstandigheden of pedagogische overwegingen) en communicatie met deelnemers tijdens de opleiding (informatie, lokalen, tijdschema's, wijzigingen, ......)
  • Het verlenen, beheren en beveiligen van toegang tot IT- en documentaire hulpmiddelen (registratie van deelnemers op een platform (Moodle, WebCampus, ....), toegang tot bibliotheken, ... )
  • Het beheer van de afgifte van certificaten en attesten
• Het beheer van eventuele geschillen
• Het opstellen van statistieken met betrekking tot de opleidingen
• Het beheer en de beoordeling van de kwaliteit van de opleidingen, de infrastructuur en de diensten die aan de deelnemers worden aangeboden
• Het promoten van de opleidingen die door de Universiteit van Namen worden aangeboden

publiek in termen van dienstverlening aan de gemeenschap en het is op deze basis (artikel 6, lid 1, onder e van de RGPD) dat zij de gegevens van deelnemers en trainers verwerkt ten behoeve van het beheer van opleidingen.

Het beheer van geschillen.De Universiteit van Namen heeft er een gerechtvaardigd belang bij om haar geschillen te kunnen beheren en, in voorkomend geval, rechten te kunnen doen gelden in de context van pregeschillen of geschillen (artikel 6, lid 1, onder f), van de RGPD).

Het opstellen van statistieken met betrekking tot opleidingen. De Universiteit van Namen heeft een gerechtvaardigd belang om een betere kennis te kunnen verwerven van haar opleidingsactiviteiten en de behoeften in verband met de organisatie daarvan (artikel 6, lid 1, onder f, van de RGPD).

Het beheer en de evaluatie van de kwaliteit van de opleidingen, de infrastructuur en de diensten die aan de deelnemers worden aangeboden. Daarnaast is de Universiteit van Namen, in het kader van de uitoefening van haar taken, verplicht om een kwaliteitsaanpak te implementeren die het gebruik van gegevens met betrekking tot opleidingen kan omvatten ten behoeve van zelfevaluatie en externe evaluatie (artikel 6, lid 1, onder e van de RGPD).

Wanneer de Universiteit van Namen gegevens gebruikt voor het samenstellen van de mailinglijst voor het verzoek om deel te nemen aan een enquête, doet zij dit op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk om contact te kunnen opnemen met mensen die nuttige feedback kunnen geven met het oog op het doel van de enquête, rekening houdend met het feit dat deze mensen voormalige deelnemers/trainers zijn aan door de Universiteit georganiseerde trainingen en dat zij te allen tijde kunnen aangeven dat zij in de toekomst niet meer benaderd willen worden om deel te nemen aan dit soort enquêtes (artikel 6, lid 1, onder f van de RGPD).

Wanneer de Universiteit van Namen de gegeven antwoorden verwerkt en analyseert, doet zij dit op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen beoordelen van de geschiktheid van haar opleidingen met betrekking tot de behoeften van het publiek, in het kader van een voortdurende kwaliteitsaanpak van haar opleidingsaanbod (artikel 6, lid 1, onder f), van de RGPD).

De promotie van opleidingen. De Universiteit van Namen is van mening dat zij er een gerechtvaardigd belang bij heeft haar activiteiten te kunnen promoten bij personen die zich hebben ingeschreven voor opleidingen die door de universiteit worden aangeboden, rekening houdend met het feit dat deze personen zich te allen tijde zonder opgaaf van reden kunnen verzetten tegen de toezending van andere, latere communicatie over het opleidingsaanbod (artikel 6, lid 1, onder f, van de RGPD).

• Personen die informatie aanvragen over trainingen
• Deelnemers aan een certificeringscursus en een verzoek tot inschrijving voor deze cursussen
• Vorige deelnemers
• Trainers van buiten de Universiteit van Namen
• Leden van een mailinglijst

De gegevens zijn enkel toegankelijk voor het personeel van de faculteit, het onderzoekscentrum of de instelling die betrokken is bij de organisatie van de opleiding, alsook voor de opleiders, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van hun taken. In het kader van de boekhouding of het informaticabeheer kunnen de gegevens binnen andere diensten van de universiteit worden geraadpleegd en verwerkt door personeel van de Universiteit Namen dat gemachtigd is om de gegevens te raadplegen en/of te verwerken. Bovendien kunnen de gegevens van de deelnemers worden meegedeeld aan andere deelnemers in het kader van en voor de uitvoering van de activiteiten die tijdens de cursus worden aangeboden.

De Universiteit van Namen maakt voor incidentele ondersteunings- en hostingdiensten gebruik van externe IT-dienstverleners die daarom gegevens van deelnemers of trainers kunnen verwerken, maar uitsluitend voor het verlenen van de overeengekomen diensten en in opdracht van de Universiteit van Namen. Als de Université de Namur ook toegang biedt tot gelicentieerde Microsoft Office 365-producten, impliceert dit diensten en hosting van gebruikersgegevens door Microsoft.

Gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan derden (andere instellingen voor hoger onderwijs of instellingen in geval van de gezamenlijke organisatie van opleidingsprogramma's) voor zover deze doorgifte noodzakelijk is om de doeleinden van de verwerking te verwezenlijken. De gegevens in de boekhouding kunnen ook worden ingezien door externe controleurs (accountants, enz.). Gegevens waaruit de deelname van een geregistreerde aan een opleiding blijkt, kunnen worden doorgegeven aan zijn/haar werkgever/overheidsinstantie wanneer deze verantwoordelijk is voor de betaling van de opleiding.

De verwerkte gegevens worden verstrekt door deelnemers / trainers of gegenereerd bij gebruik van universitaire middelen.

Enkele gegevens kunnen worden verstrekt door de werkgever van de deelnemer / trainer of een organisatie waarbij deze is aangesloten, met name als de registratie wordt uitgevoerd door een lid van die organisatie en niet rechtstreeks door de deelnemer.

In het geval dat een trainingsprogramma samen met een andere instelling wordt georganiseerd, kunnen gegevens over de cursist ook door de partnerinstelling worden verstrekt.

De gegevens worden bewaard gedurende de periode die nodig is voor training en de afgifte van attesten/certificaten. Bij het vaststellen van deze periode wordt rekening gehouden met de noodzaak om op verzoek opnieuw een certificaat te kunnen uitgeven na voltooiing van de training.

De bewaartermijnen zijn bovendien gebaseerd op organisatorische overwegingen (voor het beheer van toegangsrechten tot bronnen, het verzenden van verzoeken om enquêtes of opleidingsaanbiedingen), beveiligingsoverwegingen (opsporen en verhelpen van computerincidenten) en juridische overwegingen (periode gedurende welke de Universiteit van Namen ter verantwoording kan worden geroepen of tot het einde van een eventuele gerechtelijke procedure). Voor zover de betaling van het inschrijvingsgeld in de boekhouding van de Universiteit van Namen wordt opgenomen, worden deze gegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard.

De betrokkenen hebben rechten die worden beschreven op de www.unamur.be/fr/vie-privee pagina.