Privacybeleid

Er is sprake van verwerking van persoonsgegevens wanneer informatie over natuurlijke personen langs geautomatiseerde weg (bijvoorbeeld via geautomatiseerde processen) of in bestanden wordt gebruikt. Om haar opdrachten uit te voeren, moet de Universiteit van Namen (of UNamur) persoonsgegevens verwerken.

Het doel van deze mededeling is algemene informatie te verstrekken over de verwerking van persoonsgegevens door de Universiteit van Namen, naast de meer specifieke informatie die in voorkomend geval wordt verstrekt bij het verzamelen van de gegevens of via andere media die ter beschikking worden gesteld van de personen op wie deze verwerking betrekking heeft.

De Universiteit van Namen verwerkt persoonsgegevens om met name de volgende taken en activiteiten uit te voeren:

• de taken op het gebied van onderwijs en afstuderen

• de taken op het gebied van onderzoek
  Zie met name:

  - beheer van het opzetten van onderzoeksprojecten,

  - administratief beheer van onderzoekscontracten,

  - opleidings- en bewustmakingsmanagement van onderzoek

  - beheer van het institutionele archief (PURE)

• Zijn missies voor de gemeenschap
  Zie in het bijzonder:

  - bibliotheekdiensten

  - interne betalingsdienst

• Studentdienstenbeheer
  Zie met name:

  - dediensten voor beheer van financiële hulp

  - ondersteunende diensten voor studenten met speciale behoeften

• Het beheer van de personele middelen
• Promotie van het onderwijs en de activiteiten
• Het beheer van de permanente educatie
  Zie met name: het beheer van opleidingen die leiden tot het uitreiken van een certificaat

• De organisatie van evenementen
  Zie in het bijzonder:

  - de organisatie van evenementen en conferenties

  voor studenten, de organisatie van banen- en carrièredagen

• Het administratieve, financiële en logistieke beheer van de universiteit
• Het beheer van de gebouwen, infrastructuur en middelen van de universiteit en de beveiliging daarvan

Zie in het bijzonder:

- Parkeerbeheer

- Videobewaking

De rechtsgrondslag op basis waarvan de Universiteit van Namen deze persoonsgegevens gebruikt, hangt af van de aangetroffen situatie:

• Het gaat, afhankelijk van het geval, om een verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang die aan de universiteit is toevertrouwd in het kader van haar onderwijs-, onderzoeks- en maatschappelijke opdracht.
• In veel gevallen moet de universiteit bepaalde gegevens verwerken om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen (bijvoorbeeld in het arbeidsrecht, voor het gunnen van overheidsopdrachten, het bijhouden van haar boekhouding of om te reageren op verzoeken om informatie van derden die wettelijk gerechtigd zijn om deze informatie op te vragen).
• Sommige verwerkingen zijn gebaseerd op een overeenkomst die met de betrokkene is gesloten (bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, een huurovereenkomst, een uitgavecontract, registratie voor een conferentie, enzovoort).
• In sommige gevallen heeft de universiteit een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van gegevens. Dit is het geval om haar activiteiten te bevorderen of de veiligheid van haar gebouwen te waarborgen.
• Tot slot zijn sommige verwerkingen gebaseerd op toestemming van de betrokkenen (bijvoorbeeld voor abonnementen op nieuwsbrieven)

In het algemeen bewaart de universiteit gegevens zo lang als noodzakelijk is met het oog op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, waarbij in voorkomend geval rekening wordt gehouden met de rechten van de betrokkenen, dwingende wettelijke bewaarvoorschriften, de wettelijke termijn gedurende welke de universiteit aansprakelijk kan worden gehouden.

De missies en activiteiten van de universiteit worden uitgevoerd door haar institutionele diensten, faculteiten en scholen, en haar onderzoekscentra en instituten.

De juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking is echter de vzw Université de Namur, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is in de Brusselsestraat 61, 5000 Namen.

De persoonsgegevens die door de Universiteit Namen worden verwerkt, zijn in principe voorbehouden voor intern gebruik door de personeelsleden van de Universiteit voor de uitoefening van hun functie.

Ze kunnen echter worden doorgegeven aan derden (openbare besturen, uitgevers, andere universiteiten of onderwijsinstellingen, interuniversitaire overlegorganen - waaronder de Conseil des Recteurs francophones (CRef)-, ARES, AEQES, financiers van onderzoek, belastingdiensten, ONSS, ONEM, gerechtelijke autoriteiten, onderaannemers, ....), voor zover dit noodzakelijk is met het oog op het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt, indien de Universiteit Namen hiertoe wettelijk verplicht is of wanneer de Universiteit een beroep doet op externe dienstverleners, waarvan sommige verantwoordelijk zijn voor de verwerking van deze gegevens in haar naam en in haar opdracht.

In overeenstemming met de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens hebben personen wier gegevens worden verwerkt rechten, waarvan de voorwaarden en beperkingen voornamelijk zijn vastgelegd in hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Hieronder volgt een overzicht van deze rechten:

Recht op informatie

Iedere persoon heeft het recht om te vragen of er gegevens over hem of haar worden verwerkt en, zo ja, om informatie over de verwerking te ontvangen.

Recht op toegang

Iedere persoon van wie de universiteit gegevens verwerkt, heeft het recht om te verzoeken dat hem of haar een kopie van de hem of haar betreffende verwerkte gegevens wordt verstrekt.

Recht op correctie

Iedere persoon van wie de universiteit gegevens verwerkt, heeft het recht te verzoeken dat hem betreffende onjuiste of onvolledige gegevens worden gecorrigeerd of aangevuld.

Recht van bezwaar

Er bestaat een recht om zonder opgaaf van reden bezwaar te maken tegen het gebruik van zijn gegevens voor wervingsdoeleinden. Dit recht houdt bijvoorbeeld voor derden van de universiteit de mogelijkheid in om te verzoeken niet langer per e-mail of per post informatie te ontvangen over activiteiten van de universiteit.

Iedere persoon van wie de universiteit gegevens verwerkt, kan ook op gronden die verband houden met zijn bijzondere situatie verzoeken dat zijn gegevens niet langer door de universiteit worden verwerkt wanneer de verwerking plaatsvindt in het kader van een taak van algemeen belang of voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. In dat geval zal de Universiteit de gegevens niet langer verwerken, tenzij er dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan de belangen van de betrokkene of de verwerking noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van de rechtsvorderingen van de Universiteit.

Recht om toestemming in te trekken

Wanneer het gebruik van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming van de persoon wiens gegevens worden verwerkt, heeft die persoon het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan een verwerking die al heeft plaatsgevonden op basis van die toestemming.

Recht om gegevens te laten wissen

Dit recht biedt personen de mogelijkheid om te vragen dat hun gegevens worden gewist wanneer de verwerking onwettig is of niet langer noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Dit recht kan niet altijd worden uitgeoefend, met name als:

• De verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie,
• De verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de naleving van de wettelijke verplichtingen van de universiteit,
• De verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van haar wettelijke rechten,
• Dit wissen de doeleinden van de verwerking voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden onmogelijk maakt of ernstig in gevaar brengt.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Indien persoonsgegevens aan de universiteit zijn verstrekt voor het sluiten van een overeenkomst of voor gebruik op basis van toestemming, heeft de persoon wiens gegevens worden verwerkt het recht te verzoeken deze gegevens in een gangbare gestructureerde vorm te ontvangen of te doen toekomen aan een derde, op voorwaarde evenwel dat het gebruik van zijn/haar gegevens door de universiteit wordt uitgevoerd door middel van geautomatiseerde processen.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen kan een persoon verzoeken om de verwerking van zijn/haar gegevens te beperken terwijl een controle van een verzoek met betrekking tot deze gegevens wordt uitgevoerd.

Dit recht kan in vier gevallen worden uitgeoefend:

• Tijdens de periode die de universiteit in staat stelt om de juistheid van betwiste gegevens te controleren,
• Als de verwerking onrechtmatig is, maar de betrokkene desondanks niet wil dat zijn of haar gegevens worden gewist en in plaats daarvan verzoekt om het gebruik ervan te beperken,
• Als de universiteit de gegevens niet langer nodig heeft voor de doeleinden waarvoor ze werden gebruikt, maar de gegevens nog wel nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen,
• Als een persoon bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van zijn of haar gegevens, tijdens de verificatie of de door de universiteit nagestreefde legitieme redenen het verdere gebruik van zijn of haar gegevens kunnen rechtvaardigen.
• In deze gevallen zal de universiteit zich beperken tot het opslaan van de gegevens in afwachting van deze verificaties en deze niet anderszins gebruiken.

Er zijn echter uitzonderingen op deze beperking. Gegevens kunnen verder worden verwerkt met toestemming van de betrokkene, voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht in rechte, of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om zwaarwegende redenen van algemeen belang.

Recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerd besluit

Iedere persoon heeft het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op een geautomatiseerd proces is gebaseerd, indien het besluit rechtsgevolgen voor hem heeft of hem op een vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft. In dat geval verzoekt de betrokkene om menselijke tussenkomst en de mogelijkheid om zijn standpunt kenbaar te maken en het besluit aan te vechten.

Dit recht kan echter in bepaalde gevallen niet worden uitgeoefend, met name wanneer het besluit noodzakelijk is voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst, wettelijk is toegestaan of is gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

tenzij een specifieke procedure onder de aandacht van de betrokkenen wordt gebracht (bijvoorbeeld voor het afmelden voor mailinglijsten via geautomatiseerde middelen of voor toegang tot examenopgaven), kunnen vragen en verzoeken tot uitoefening van rechten (in dit geval het overleggen van een identiteitsbewijs) worden gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming van UNamur:

• Elektronisch:dpo@unamur.be
• Postaal:

Gegevensbeschermingsfunctionaris
Rectoraat
Rue de Bruxelles, 61
5000 Namur

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens is beschikbaar op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.autoriteprotectiondonnees.be
Het is ook mogelijk een klacht in te dienen bij deze autoriteit of gerechtelijke stappen te ondernemen als de rechten van de persoon van wie de gegevens zijn verwerkt, niet zijn gerespecteerd of als de gegevensverwerking niet in overeenstemming is met de regelgeving.