Beheer van financiële hulp aan studenten

L’Université de Namur dispose d’une Cellule sociale des étudiants. Cette cellule intervient à la demande de l'étudiant et a pour mission de l'accompagner, de le soutenir et d'intervenir, entre autres, financièrement.

Voor het beheer van de financiële steun aan studenten verwerkt de Universiteit Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Door UNamur toegekende identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: studentnummer, intern matriculatienummer, eID voor toegang tot interne bronnen, identificatiegegevens toegangskaart, studentenkaartnummer ...]
• Gegevens met betrekking tot de school en academische loopbaan van de student [categoriegroepering van het volgende type gegevens: gegevens met betrekking tot de academische loopbaan van de student, het jaarprogramma van de student - gevolgde onderwijseenheden -, cijfers, studiepunten, onderscheidingen, behaalde diploma's, land van afgifte van het diploma/de diploma's, adviezen van de jury's, tuchtrechtelijke beslissingen en beroepen, werk aan het einde van de studie, voltooide stages ...]
• Gegevens met betrekking tot de gezinssituatie [categoriegroepering van het volgende type gegevens: burgerlijke staat, gegevens met betrekking tot ouders, voogden en echtgenoten, samenstelling van het huishouden, kinderen ...]
• Sociale gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot het ontvangen van een studietoelage van de Federatie Wallonië-Brussel, sociale bijstand van een OCMW, kinderbijslag, onderhoudsbijdragen en inkomsten/middelen van ouders, voogden en echtgenoten, toekenning van een beurs door de universiteit of een andere entiteit ...].
• Financiële gegevens met betrekking tot de inschrijving voor studies door studenten en promovendi [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot de betaling van collegegeld, de toekenning van studiefinanciering, bijlage 32 en bewijs van inkomen van de garantsteller (voor niet-EU-studenten die niet in aanmerking komen voor financiering) ...]
• Gegevens met betrekking tot aan studenten verstrekte leningen [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: data, duur en doel van de lening, gegevens met betrekking tot de terugbetalingsvoorwaarden van de lening ...].
• Bancaire en financiële gegevens van natuurlijke personen [categorie met de volgende soort gegevens: bankrekeningnummer, IBAN-code ...]
• Betalingsgegevens [categorie met de volgende soort gegevens: gegevens over een transactie, bedrag, datum van betaling, debiteur, crediteur, doel van de transactie ...]

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• Het opvolgen van verzoeken om informatie van studenten over steun die zij zouden kunnen ontvangen van de Universiteit van Namen en/of andere instanties
• De stappen die nodig zijn om de gegrondheid te onderzoeken van de verzoeken om steun die bij de Universiteit van Namen worden ingediend (met het oog op de financiële en gezinssituatie van de student en de academische gegevens), het opvolgen van deze aanvragen, het eventueel analyseren van bestaande alternatieven en het zorgen voor de uitvoering van de genomen beslissing
• Het beheer van de aan studenten toegekende leningen, met inbegrip van de terugvordering van onbetaalde bedragen
• Administratief, boekhoudkundig en financieel beheer met betrekking tot de toekenning van steun in de verschillende vormen (verlaging collegegeld, toekenning van een niet-terugvorderbare toelage, het verstrekken van informatie bij begrotingscontroles zoals bij wet bepaald
• het uitreiken van certificaten aan studenten met betrekking tot beslissingen over hun steunaanvragen
• het opstellen van statistieken om een beter inzicht te krijgen in de activiteiten en behoeften van studenten en de Cel

• In het kader van de opdracht van de universiteit om bijstand te verlenen aan studenten, voor het beheer van verzoeken om financiële bijstand die door studenten worden ingediend in het kader van het decreet Landschap (artikel 105) en de wet van 3 augustus 1960 tot toekenning van sociale voordelen aan universiteiten en soortgelijke instellingen: de verwerkingsactiviteit wordt uitgevoerd omdat zij noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak van algemeen belang zoals hierboven omschreven (artikel 6, lid 1, onder e), van de RGPD).
• In het kader van het onderzoek van leningaanvragen en, indien van toepassing, de uitvoering van het leningcontract: de activiteit is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met de persoon van wie de gegevens worden verwerkt of voor het uitvoeren van maatregelen die zijn genomen met het oog op het sluiten van een contract op verzoek van die persoon (artikel 6, lid 1, onder b), van de GDPR).

De categorieën personen van wie gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Geregistreerde studenten
• Familieleden en/of personen die op de hoogte zijn van de gezinssamenstelling van de student

De gegevens waarop de verwerkingsactiviteit betrekking heeft, zijn afkomstig uit de volgende bron(nen):

• De persoon zelf heeft ze verstrekt
• De gegevens zijn gegenereerd door een activiteit van de persoon
• De gegevens zijn opgenomen in een database van de universiteit
• De gegevens zijn verstrekt door een derde partij of zijn afkomstig uit een database van een derde partij

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door medewerkers en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. De interne ontvangers van de gegevens vallen voornamelijk onder de volgende categorie:

• Het personeel van de administratieve diensten van de universiteit

Afhankelijk van het soort verzoek dat wordt ingediend bij de Cellule sociale des étudiants en in overleg met de student, kunnen de gegevens worden verzonden naar de volgende externe instanties of autoriteiten:

• De Direction des allocations et prêts d'études de la Fédération Wallonie-Bruxelles (in geval van opvolging van de aanvraag, klacht over de beslissing, eventuele herziening)
• De C..P.A.S. (in geval van "ondersteuning" van een bijstandsaanvraag, toekenning van bijstand door het OCMW)
• Iedere instantie, dienst, autoriteit of persoon met wie de student de sociale eenheid studenten verzoekt samen te werken

Voor zover nodig kunnen de gegevens bovendien worden meegedeeld:

• Aan de autoriteiten die bevoegd zijn voor de begrotingscontrole van de Universiteit Namen.
• Aan derden die betrokken zijn bij gerechtelijke of administratieve procedures in geval van een geschil (terugvordering van een studentenlening, studentenfraude...).

De bewaartermijn wordt bepaald op basis van de noodzaak om de gegevens te bewaren voor operationele doeleinden, afhankelijk van het doel waarvoor ze worden gebruikt. Gegevens die strikt verband houden met de opdracht van de Cel Studentenwelzijn worden bewaard voor de duur van de inschrijving van de student aan de universiteit en voor een periode van 10 jaar vanaf het einde van het academiejaar waarin de laatste financiële tussenkomst aan de student werd toegekend om verantwoording mogelijk te maken in geval van begrotingscontrole en fraudebeheer. Gegevens die worden meegedeeld in het kader van verzoeken om informatie die niet worden gevolgd door een actie van de Cel Studentenwelzijn, worden aan het einde van het academiejaar gewist.

De betrokkenen hebben rechten die worden beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Alle vragen of verzoeken die betrekking hebben op de dossiers die door deze eenheid worden behandeld, kunnen worden gericht aan sse@unamur.be.