Administratief beheer van onderzoekscontracten

In het kader van deze activiteit verwerkt de Universiteit van Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Gegevens met betrekking tot persoonlijke kenmerken [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit, verblijfsstatus in België, moedertaal, gesproken talen, bezit van rijbewijs ...]
• Beroepsgerelateerde gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: werkgever, titel van de beklede functie, rang, status [academisch, wetenschappelijk, ATG], stroom binnen status, werknemersstatus, type arbeidsovereenkomst, geldigheidsduur contract, werkafspraken, bezettingsgraad, aanstellingsbesluiten, eerdere taken ...]
• Professionele gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot beroep of beroepsactiviteiten, functie in een entiteit buiten de universiteit, professionele affiliaties...]
• Gegevens met betrekking tot interne en externe mandaten [categoriegroepering van het volgende type gegevens: gegevens met betrekking tot mandaten in de verschillende organen van de universiteit, in andere instellingen, kandidaturen voor mandaten...]
• Gegevens met betrekking tot ervaring en professionele vaardigheden [categoriegroepering van het volgende type gegevens: CV, taalvaardigheden, eerdere ervaring, referenties ...]
• Gegevens met betrekking tot de onkostenvergoeding [datum en doel van de onkostenvergoeding, bewijsstukken ...]

Deze gegevens worden gebruikt om:

• Het verzamelen van gegevens te beheren die nodig zijn voor het onderhandelen over en afsluiten van het onderzoekscontract
• Het ondertekenen, bewaren en archiveren van onderzoekscontracten te beheren

De verwerkingsactiviteit wordt uitgevoerd omdat deze noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang die verband houdt met onderzoek (artikel 6, lid 1, onder e, van de AVG). Het Landschapsdecreet noemt als een van de missies van de Universiteit het deelnemen aan individueel of collectief onderzoek, innovatie of creatieve activiteiten, en daarmee het waarborgen van de ontwikkeling, het behoud en de overdracht van kennis en cultureel, artistiek en wetenschappelijk erfgoed. Het afsluiten van onderzoekscontracten is noodzakelijk voor de vervulling van deze opdracht.

De categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Bewerkers
• Voormalige medewerkers
• FNRS-onderzoekers
• Kandidaten voor een functie of functie
• Geregistreerde studenten
• Externe belanghebbenden bij onderzoek
• Leden van partnerverenigingen of -organisaties
• Donateurs en begunstigers
• Bewerkers van een externe aanbieder

De gegevens voor de verwerkingsactiviteit zijn afkomstig van de volgende bron(nen):

• De persoon zelf heeft ze verstrekt
• De gegevens zijn gegenereerd door een activiteit van de persoon
• De gegevens zijn opgenomen in een database van de universiteit

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door medewerkers en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens behoren voornamelijk tot de volgende categorieën:

• Medewerkers van de administratieve diensten van de universiteit
• Medewerkers van faculteiten en afdelingen
• Medewerkers van onderzoeksinstituten en -centra
• Leden van universitaire organen (rector, CA, Rectorale Raad, AV, ...)
• Medewerkers van de afdeling personeelszaken

Externe ontvangers van gegevens behoren tot de volgende categorieën:

• Funders
• Overheidsinstellingen
• Externe contractanten
• Boekhoudkundige en financiële instanties
• Externe accountants
• Onderwijspartners
• Onderzoekspartners
• Onderzoekscentra en laboratoria

Bij het vaststellen van de bewaartermijn wordt rekening gehouden met:

• de noodzaak om gegevens te bewaren voor operationele doeleinden, afhankelijk van het doel waarvoor ze worden gebruikt.
• de noodzaak om gegevens te bewaren voor bewijsdoeleinden om zich in rechte te kunnen verdedigen, totdat een verjaringstermijn is verstreken.

In het kader van de verwerkingsactiviteit zal de Universiteit van Namen waarschijnlijk persoonsgegevens doorgeven buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (EER), namelijk naar het grondgebied van Groot-Brittannië in het kader van contracten met onderaannemers of naar financiers buiten het grondgebied van de EER.

Deze doorgiften vinden, afhankelijk van het geval, plaats onder dekking van de volgende gronden of garanties:

• De doorgifte vindt plaats naar een of meer van de landen die door de Europese Commissie zijn erkend als landen die een passend beschermingsniveau bieden
• De doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en de Universiteit of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van de betrokkene zijn genomen

Degene op wie de gegevensverwerking betrekking heeft, heeft rechten die worden beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Om deze rechten uit te oefenen, kan de betrokkene contact opnemen met (secretariat.adre@unamur.be) of met de functionaris voor gegevensbescherming (dpo@unamur.be).