Beheer van het institutionele archief

L’Université de Namur a mis en place un dépôt institutionnel destiné aux membres de la communauté universitaire actifs dans la recherche afin de pouvoir enregistrer des données de la recherche. Cela inclut les données de publications et les données touchant de manière plus générale aux activités scientifiques (telles les conférences) et de recherches (projets de recherche). Sont également enregistrés les mémoires de fin d’études d’étudiants et les thèses de doctorat défendues à l’Université de Namur.

Le principal outil informatique de dépôt institutionnel est l’application PURE© hébergée sur les serveurs de l’Université. Il permet notamment l’encodage, la mise à jour, la consultation, la représentation graphique et l’exportation de données relatives au chercheur (publication d’un profil du chercheur) et à la recherche (activités et publications).

In het kader van deze activiteit verwerkt de Universiteit van Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Identificatiegegevens toegewezen door de Universiteit [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: studentnummer, intern inschrijfnummer, eID voor toegang tot interne middelen, toegangspasidentifiers, collegekaartnummer ...]
• Identificatiegegevens van een derde organisatie (Orcid identifier)
• Gegevens met betrekking tot de academische en educatieve achtergrond van de student [categoriegroepering van het volgende type gegevens: gegevens met betrekking tot de academische loopbaan van de student, het jaarprogramma van de student - gevolgde onderwijseenheden - cijfers, studiepunten, honours, behaalde diploma's, land van afgifte van het diploma/de diploma's, juryoordelen, tuchtrechtelijke beslissingen en beroepen, eindejaarswerk, afgeronde stages...]
• Gegevens met betrekking tot interne en externe mandaten [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot mandaten in de verschillende organen van de universiteit, in andere instellingen, aanvragen voor mandaten ...]
• Gegevens met betrekking tot persoonlijke kenmerken [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit, verblijfsstatus in België, moedertaal, gesproken talen, bezit van rijbewijs ...]
• Docent academische gegevens [categorie groepering van het volgende type gegevens: gegevens met betrekking tot studietoewijzingen, lesgevende taken, taken als promotor of lid van een scriptiejury ...]
• Onderzoekspromotiegegevens [categorie groepering van het volgende type gegevens: gegevens met betrekking tot onderzoekscontracten, publicaties door leden van de academische gemeenschap, toegekende prijzen en onderscheidingen, deelname aan wedstrijden, diensten aan de gemeenschap...]
• Connectie- en logginggegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: data en tijdstippen van verbinding, type uitgevoerde bewerking, gebruikersidentificatie, IP-adressen, type gegevens waartoe toegang is verkregen...]
• Authenticatiegegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: inloggen, wachtwoorden, wijzigingsdatum wachtwoord, token ...]
• Gegevens gekoppeld aan IT-middelen [categoriegroepering van het volgende type gegevens: gegevens gekoppeld aan gebruikersaccounts, elektronische communicatie, gebruik van toepassingen en software, gebruik van opslagmiddelen in beschikbaar gestelde IT-middelen ...]

Deze gegevens worden gebruikt om:

• Het bewaren van proefschriften/theses en wetenschappelijke publicaties te beheren waarvan leden van de universitaire gemeenschap auteur, coauteur of promotor zijn
• Het verstrekken van informatie over onderzoeksactiviteiten aan de Universiteit van Namen te beheren
• Het valoriseren van onderzoeksactiviteiten uitgevoerd binnen de Universiteit van Namen te beheren, Dit omvat het gebruik van gegevens om onderzoeksactiviteiten te objectiveren met het oog op het verkrijgen van subsidies van derden
• Het beheer van de levering van statistische indicatoren ter ondersteuning van de besluitvorming met betrekking tot onderzoeksbeheer
• Het beheer van de evaluatie van de kwaliteit van het onderzoek
• Het beheer van de toegang tot en het gebruik van de computerapplicatie voor de registratie van onderzoeksactiviteiten (PURE©)

De verwerkingsactiviteit wordt uitgevoerd omdat deze noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang die verband houdt met onderzoek (artikel 6, 1, e) van de RGPD).

Deze verwerkingsactiviteit maakt deel uit van de taak van algemeen belang van de universiteit om deel te nemen aan individueel of collectief onderzoek, innovatie of creatieve activiteiten en zo de ontwikkeling, het behoud en de overdracht van kennis en cultureel, artistiek en wetenschappelijk erfgoed te waarborgen (artikel 2, 2° van het Landschapsdecreet).

Het decreet van 3 mei 2018 tot instelling van een beleid van open toegang tot wetenschappelijke publicaties (open access) bepaalt meer bepaald dat elke instelling van hoger onderwijs verplicht is te beschikken over of te zijn aangesloten bij een institutioneel digitaal archief dat de onderzoekers die ervan afhankelijk zijn, in staat stelt hun deponeringsplicht na te komen.

De Universiteit Namen is ook verplicht een kwaliteitsaanpak te implementeren in het kader van de uitvoering van haar opdrachten.

De categorieën personen van wie de gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Eindcontractanten van de NSSF
• Bewerkers
• Voormalige medewerkers
• Geregistreerde studenten
• Voormalige studenten
• Externe belanghebbenden bij onderzoek
• Academische medewerkers
• Wetenschappelijke medewerkers
• Co-auteurs van publicaties
• Responsible editors

De gegevens die deel uitmaken van de verwerkingsactiviteit zijn afkomstig van de volgende bron(nen):

• De persoon zelf heeft ze verstrekt
• De gegevens zijn gegenereerd door een activiteit van de persoon

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door medewerkers en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens behoren voornamelijk tot de volgende categorieën:

• Medewerkers van de administratieve diensten van de universiteit
• Medewerkers van de IT-ondersteunende diensten

Externe ontvangers van gegevens behoren tot de volgende categorieën:

• Publicatiegegevens die zijn opgeslagen in het institutionele archief zijn vrij toegankelijk.

De bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria.

• de noodzaak om de gegevens te bewaren voor operationele doeleinden in overeenstemming met het doel waarvoor ze worden gebruikt.
• het voldoen aan een of meer van de verschillende verplichte wettelijke bewaartermijnen die door de wetgeving worden opgelegd

De gegevens die zijn opgenomen in het institutionele archief worden voor onbepaalde tijd bewaard.

Aansluitlogs op de PURE©-applicatie worden maximaal 3 jaar bewaard.

Personen op wie de gegevensverwerking betrekking heeft, hebben rechten die worden beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Om deze rechten uit te oefenen, kan de betrokkene contact opnemen met pure@unamur.be of met de functionaris voor gegevensbescherming (dpo@unamur.be).

Leden van de academische gemeenschap die actief zijn op het gebied van onderzoek, kunnen zelf onderzoeksgegevens openen, wijzigen en coderen in PURE©. Met de tool kunnen gegevens ook op gestructureerde wijze worden geëxporteerd in de vorm van publicatielijsten van gegevens die in PURE© zijn gecodeerd.