Ethische principes met betrekking tot het gebruik van IT bij UNamur

In het kader van de controle op het gebruik van informaticamiddelen leeft de Universiteit van Namen de bepalingen na van de wet van 8-12-1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en van het GDT nr. 81.

Door middel van de ethische principes die in dit document zijn opgenomen, wil de Universiteit van Namen haar leden bewust maken van de verantwoordelijkheden die op hen rusten, zowel als gebruikers als als actoren in dergelijke middelen en informaticanetwerken. Om deze principes te interpreteren en te handhaven, richt de Universiteit van Namen een Ethische Commissie op met betrekking tot het gebruik van informaticamiddelen. Deze Commissie wordt hierna de "Commissie de déontologie" genoemd.

Natuurlijk ontslaan deze ethische principes niet van de naleving van de toepasselijke wettelijke [1] en contractuele bepalingen, in het bijzonder de bepalingen inzake privacy, intellectuele eigendom en computercriminaliteit. Deze principes vormen echter minimale etiquetteregels waarvan de niet-naleving kan worden gesanctioneerd door de Raad van Bestuur in overeenstemming met de disciplinaire procedures die specifiek zijn voor de categorie waartoe het personeelslid behoort of, als de persoon in kwestie een student is, door de Tuchtcommissie. In dezelfde geest wenst de Universiteit van Namen erop te wijzen dat, ook al worden de kosten voor het gebruik van de computernetwerken en informaticahulpmiddelen niet aan de leden van de instelling aangerekend, deze kosten niet nul zijn en door de gemeenschap worden gedragen.

Tot slot dient te worden opgemerkt dat deze ethische principes van toepassing zijn op elke persoon die gebruik maakt van de informaticamiddelen van de Universiteit van Namen, zelfs als dit slechts sporadisch gebeurt.

1. Hardware, software, toegang tot het netwerk, d.w.z. zowel het gebruik van middelen die toegankelijk zijn via het netwerk als het aanbieden van internetdiensten (dialoogdiensten, aanbieden van informatieve inhoud, elektronische post, discussiegroepen) moeten worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze middelen zijn bestemd: het op alle niveaus verbeteren van het functioneren van de instelling in haar taken op het gebied van onderwijs, onderzoek, administratie en dienstverlening aan de Gemeenschap.
2. In het bijzonder zijn toegangsrechten tot IT-middelen persoonlijk en niet-overdraagbaar. Voor zover deze toegangsrechten blijken uit een code, neemt elke persoon, codehouder en onderworpen aan de onderhavige beginselen, passende veiligheidsmaatregelen om deze code vertrouwelijk te houden. Het gebruik van toegangsfaciliteiten door andere personen dan de codehouder is in principe de verantwoordelijkheid van de codehouder. Elke nalatigheid of onachtzaamheid in dit verband kan de veiligheid van andere leden van de instelling in gevaar brengen.
3. Het gebruik van het netwerk ondanks de geldende beveiligingsmaatregelen brengt een zeker risico van onbevoegde toegang met zich mee. Leden van de universitaire gemeenschap wordt daarom geadviseerd de aanvullende beveiligingsmaatregelen te treffen die worden voorgeschreven door de IT-dienst van de universiteit (SIU).
4. Het gebruik van e-mail is voorbehouden aan professionele of onderwijsdoeleinden, evenals het gebruik van interne e-mail. Er wordt spaarzaam en redelijkerwijs gebruik van gemaakt om gelijktijdig naar veel ontvangers te verzenden.
5. De gebruiker zorgt voor de integriteit van de hardware en software. Hij/zij gebruikt gedeelde bronnen (werkstation, verwerkingstijd van een computer met meerdere programma's, middelen voor het verzenden van informatie, enz. De gebruiker zal de richtlijnen van de beheerder van het gebruikte systeem opvolgen (ongeacht of dit de facultaire of interfacultaire beheerder is) en zal niet aarzelen advies van hem in te winnen.
6. De gebruikers van IT-middelen verbinden zich ertoe om, in het kader van de diensten die de Universiteit Namen aanbiedt, hun eigen bekwaamheid te verbeteren met betrekking tot alle aspecten van het gebruik van de hardware, software en het netwerk die hen ter beschikking worden gesteld, teneinde elke verspilling te vermijden en de veiligheid van de bescherming van de IT- en informatiemiddelen van de Universiteit te verbeteren.

Aanvullende specifieke beginselen voor studenten bij het gebruik van IT-voorzieningen

1. Studenten houden zich aan de interne voorschriften die specifiek gelden voor de toepassingen die zij gebruiken en aan de specifieke richtlijnen van de beheerder of de persoon die verantwoordelijk is voor deze voorzieningen.
2. Studenten brengen geen wijzigingen aan in de apparatuur die aan hen ter beschikking is gesteld. In het bijzonder mag geen software worden geïnstalleerd, gewijzigd, vervangen of verwijderd zonder toestemming van de lokale beheerder.

1. Het gebruik van de informaticamiddelen van de Universiteit van Namen leidt tot informatie die via het externe netwerk buiten de Universiteit van Namen toegankelijk is of via het netwerk buiten de Universiteit van Namen wordt verspreid. In het bijzonder berichten, verklaringen, presentaties en documenten (met inbegrip van elektronische documenten en webpagina's) die op deze manier beschikbaar worden gesteld, zijn bindend voor de reputatie van de Universiteit Namen.
2. In geval van twijfel hierover wordt vooraf de "Commission de déontologie" geraadpleegd.
3. Iedere persoon op wie dit principe van toepassing is en die inhoud ter beschikking stelt van het publiek, dient zich te identificeren en een e-mailadres op te geven waarmee contact met hem/haar kan worden opgenomen.
4. Behoudens in uitzonderlijke gevallen die door de "Commission de déontologie" moeten worden onderzocht, is het gebruik van de informaticavoorzieningen van de Universiteit Namen voor commerciële doeleinden verboden.

Bij het gebruik van IT-middelen moeten alle gebruikers de rechten van derden met betrekking tot de gebruikte of geraadpleegde informatie of programma's respecteren.

In het bijzonder worden gebruikers eraan herinnerd

• dat het kopiëren van software, anders dan voor beveiligingsdoeleinden, altijd illegaal is tenzij er een gebruikersovereenkomst of licentie is verkregen van de houder van de exploitatierechten voor deze software. De toestemming die in deze overeenkomsten wordt gegeven, moet strikt worden nageleefd;
• dat onderscheidende tekens, uitvindingen en/of originele creaties kunnen worden beschermd door intellectuele eigendomsrechten. Behoudens wettelijke uitzonderingen veronderstelt het gebruik van dergelijke creaties op internet dat de houders van de economische en morele rechten de rechten en/of machtigingen hebben verkregen waarin de wet voorziet;
• dat het merkenrecht vaak de domeinnamen van internetsites beschermt;
• dat databases in de Europese Unie ten behoeve van de maker ervan worden beschermd, indien van toepassing door het auteursrecht of door een specifiek recht;
• ten slotte dat de vermeldingen met betrekking tot de auteur van het werk, de houder van de rechten en de digitale identificatie van het werk niet mogen worden verwijderd of gewijzigd zonder toestemming van de auteur en/of de rechtverkrijgenden.

1. Bij het gebruik van informaticamiddelen onthouden de personen op wie de ethische principes van toepassing zijn, zich ervan om binnen of buiten de Universiteit Namen berichten te verspreiden die ongeoorloofd of immoreel zijn of die tot doel of tot doel hebben de reputatie van een derde te schaden. Ze verbinden zich ertoe te waken over de juistheid van de verspreide informatie. De inhoud en de vorm van alle berichten moeten in overeenstemming zijn met de regels van goed sociaal gedrag en respect voor anderen en voor degenen voor wie ze bestemd zijn. Gebruikers respecteren het vertrouwelijke karakter van berichten en informatie die betrekking heeft op of in het bezit is van anderen. Ze zullen niet proberen om toegang te krijgen tot de privégegevens van andere netwerkgebruikers of om bestanden van anderen te lezen of te kopiëren zonder hun mondelinge of schriftelijke toestemming. Ze onthouden zich van elke poging om privécommunicatie tussen gebruikers te onderscheppen, ongeacht of deze bestaat uit elektronische post of een rechtstreekse dialoog.
2. De Université de Namur heeft een controlesysteem opgezet om misbruik te voorkomen. De Université de Namur verbindt zich ertoe geen systematische gepersonaliseerde controles a priori uit te voeren. De controle kan enkel worden uitgevoerd op verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of op uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van de vicerector.
3. Iedere gebruiker heeft het recht om de aard van de bijgehouden informatie over zijn gebruik van informaticamiddelen te kennen. Hij wordt op de hoogte gebracht van het gebruik dat van deze informatie wordt gemaakt.
4. De individuele gegevens met betrekking tot het gebruik van de systemen worden gebruikt in overeenstemming met de wet en de deontologische regels die van kracht zijn aan de Universiteit van Namen. In het bijzonder worden persoonsgegevens alleen bewaard voor zover dit strikt noodzakelijk is voor het goede beheer van de systemen en de beveiliging van het netwerk.
5. De Universiteit van Namen zorgt ervoor dat alleen naar behoren gemachtigde personen binnen de instelling (d.w.z. beveiligingsbeheerders binnen de SIU en IT-correspondenten) toegang hebben tot opgeslagen gegevens op basis van een gemotiveerde beslissing van de vicerector of met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokken persoon.
6. Bij het verzenden van e-mail zorgen gebruikers er zoveel mogelijk voor dat hun bericht geen virus of kwaadaardige code bevat. Indien een dergelijk bericht toch wordt verzonden, tracht de gebruiker de interne of externe ontvangers van het bericht, alsmede zijn IT-correspondent, met de gepaste middelen en zo snel mogelijk te waarschuwen. Indien mogelijk zal hij/zij aangeven hoe om te gaan met de schade die het virus zou kunnen veroorzaken.

1. Er wordt een "Commissie Ethiek" opgericht binnen de Universiteit van Namen. Deze Commissie wordt benoemd door de Raad van Bestuur en brengt verslag uit over haar opdracht aan de Raad van Bestuur.
2. De Commissie Ethiek bestaat uit acht leden. De volgende leden zijn ambtshalve lid van de Commissie: de directeur van de universitaire IT-dienst; de directeur van de dienst Externe Betrekkingen; de directeur van de dienst Rectoraatsstudies; de webbeheerder; en de persoon die verantwoordelijk is voor de beveiliging van computernetwerken. De overige drie leden van de Commissie worden benoemd door de Raad van Bestuur voor een termijn van vier jaar: één als vertegenwoordiger van Oriëntatie A, de tweede als vertegenwoordiger van Oriëntatie B en de derde als jurist. Voor deze drie termijnen wordt ook een plaatsvervangend lid benoemd. Het voorzitterschap wordt bekleed door een van de ambtshalve leden die op voorstel van de Commissie door de Raad van Bestuur wordt benoemd. De ambtstermijn van de voorzitter is maximaal twee keer hernieuwbaar. In geval van ontslag of vacature worden de betrokkenen binnen drie maanden na hun vertrek uit de Commissie vervangen en wel op voorstel van de voorzitter van de Commissie. Alle leden hebben stemrecht. Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezigen. Als er geen meerderheid kan worden bereikt, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
3. De Raad van Bestuur vertrouwt de "Commissie Ethiek " de volgende taken toe:

• bijwerken van de huidige ethische principes en hun interpretatie;
• verspreiden van deze documenten onder de leden van de Universitaire Gemeenschap, met name via de creatie van een website;
• toezien op de activiteiten van de Universiteit Namen op het web en erop toezien dat deze activiteiten in overeenstemming zijn met de ethische principes;
• adviseren en informeren van de gebruikers, met name beantwoorden van vragen van gebruikers via de creatie van een elektronische mailbox;
• het horen van elke persoon of groep die de Commissie wenst te ontmoeten of informatie of adviezen van haar wenst te verkrijgen;
• in geval van niet-naleving van de beginselen, ingrijpen indien de Commissie dit nodig acht, met name bij individuen door om correcties te vragen;

Het doorverwijzen naar de Raad van Bestuur of de beheerder belast met studentenzaken van geconstateerde problemen die, indien van toepassing, een sanctie zouden verdienen in het kader van de disciplinaire systemen die specifiek zijn voor de categorie waartoe het personeelslid behoort of, indien de persoon in kwestie een student is, door de tuchtcommissie.

1. Wanneer misbruik wordt geconstateerd, kan de lokale beheerder of de IT-dienst van de universiteit (SIU) de gebruiker tijdelijk de toegang tot een of meer IT-middelen ontzeggen of zelfs de toegang verwijderen of blokkeren tot inhoud die door de gebruiker in strijd met de ethische beginselen beschikbaar is gesteld. De beheerder of de SIU brengt onmiddellijk de Commissie op de hoogte en, afhankelijk van het geval, de lijnmanager van de gebruiker of de beheerder belast met studentenzaken.
2. De Commissie voor deontologie die wordt geraadpleegd of op de hoogte wordt gebracht, brengt zo snel mogelijk advies uit over de te nemen maatregelen. Haar advies is vertrouwelijk. Het advies heeft in het bijzonder betrekking op de ernst van de inbreuk en wordt in voorkomend geval overgemaakt aan de raad van bestuur.

[1] Wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht, gewijzigd bij de wet van 31 augustus 1998 tot omzetting in Belgisch recht van de Europese richtlijn van 11 maart 1996 betreffende de rechtsbescherming van databanken.