Organisatie van evenementen en conferenties

Voor het beheer van de door haar georganiseerde evenementen verwerkt de Universiteit van Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Professionele gegevens [categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot beroep of beroepsactiviteiten, functie in een entiteit buiten de universiteit, beroepsmatige affiliaties...]
• Affiliatiegegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot lidmaatschap van liefdadigheids- of vrijwilligersorganisaties, studentenkringen, clubs, verenigingen, vakbonden, organisaties, groeperingen .....]
• Gegevens over beroepservaring en -vaardigheden [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: CV, taalvaardigheden, eerdere ervaring, referenties ...]
• Registratiegegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: datum van registratie, doel van registratie ...]
• Gegevens over onkostenvergoedingen [datum en doel van onkosten, kwitanties ...]
• Gegevens over deelname aan een activiteit [categorie(ën) van het volgende type gegevens: aanwezigheid, doel van de activiteit ...]
• Gegevens over het bewaren van bewijs van autorisatie of toestemming [categorie(ën) van het volgende type gegevens: data van toestemming, doel ...]
• Gegevens met betrekking tot een bewijs van aanwezigheid of deelname [categorie waarbij het volgende type gegevens is gegroepeerd: data van toestemming, doel ...]
• Gegevens met betrekking tot het maken van geluid, foto's of video's [categorie waarbij het volgende type gegevens is gegroepeerd, met uitzondering van videobewakingsbeelden en pasfoto's: opnamen, metagegevens die verband houden met opnamen ...
• Betalingsgegevens [categorie met de volgende soort gegevens: gegevens over een transactie, bedrag, datum van betaling, debiteur, crediteur, doel van de transactie ...]
• Bankgegevens en financiële gegevens van natuurlijke personen [categorie met de volgende soort gegevens: bankrekeningnummer, IBAN-code, BTW-gegevens ...]

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• Het beheren van informatie over de beschrijving en het verloop van het evenement
• Het beheren van inschrijvingen voor het evenement
• Het beheren van de deelname van sprekers (sprekers, moderatoren ......
• Handhaven van facturering en betalingen in verband met deelname aan het evenement
• Handhaven van gemaakte kosten
• Handhaven van communicatie over deelnemers en presentatiemateriaal
• Handhaven van toegang toegang tot het evenement (inclusief parkeren)
• Handhaven van externe computertoegang tot het evenement, indien nodig
• Handhaven van de uitgifte van deelnamecertificaten
• Handhaven van de promotie van het evenement

• Wanneer het contract wordt gesloten met de betrokkene: de activiteit is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract met de persoon wiens gegevens worden verwerkt of voor de uitvoering van maatregelen die op verzoek van die persoon worden genomen voor het sluiten van een contract (artikel 6, lid 1, onder b), van de GDPR)
• Wanneer het contract wordt gesloten met een rechtspersoon: de activiteit wordt uitgevoerd op basis van een gerechtvaardigd belang van de universiteit (artikel 6, lid 1, onder f), van de GDPR). Dit rechtmatige belang bestaat erin de uitvoering mogelijk te maken van een contract dat is gesloten met een andere persoon dan de persoon van wie de gegevens worden verwerkt

In aanvulling:

• Contactgegevens kunnen worden hergebruikt voor het verzenden van mededelingen over andere evenementen die worden georganiseerd door de Universiteit van Namen. Dit is in het legitieme belang van de universiteit om de activiteiten die aan de universiteit worden georganiseerd te kunnen promoten
• Foto's die tijdens het evenement worden gemaakt, kunnen worden gepubliceerd in de nieuwsbrief van de universiteit, op de website van de universiteit of op een account van een sociaal netwerk van de universiteit. Afhankelijk van het soort beelden en hun context, is de basis voor dit gebruik het legitieme belang van de Universiteit van Namen om het publiek te kunnen informeren over de activiteiten die ze organiseert in het kader van haar onderwijs-, onderzoeks- en gemeenschapsopdrachten, of de toestemming van de betrokken personen.
• In bepaalde gevallen worden de gegevens van deelnemers gedeeld met een partner die verbonden is aan het evenement om te voldoen aan een deel van de contractuele verplichtingen (bijvoorbeeld wanneer een werk wordt gekocht op het moment van inschrijving voor een activiteit).

De categorieën personen van wie de gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Leden van een mailinglijst
• Deelnemers aan een evenement
• Externe belanghebbenden in verband met onderwijs en opleiding (bijvoorbeeld leden van een onderzoeksinstituut, een andere instelling voor hoger onderwijs...)
• Begeleiders
• Prijs- of prijswinnaars

De gegevens die deel uitmaken van de verwerkingsactiviteit zijn afkomstig van de volgende bron(nen):

• De persoon zelf heeft ze verstrekt
• De gegevens zijn gegenereerd door een activiteit van de persoon

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door medewerkers en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens behoren voornamelijk tot de volgende categorie:

• Medewerkers van de administratieve diensten van de universiteit
• Medewerkers van faculteiten en afdelingen
• Medewerkers van instituten en onderzoekscentra
• Medewerkers van IT-ondersteunende diensten

Externe ontvangers van gegevens behoren tot de volgende categorieën:

• Externe contractanten die betrokken zijn bij of wier diensten worden gevraagd voor de organisatie van het evenement
• Overige deelnemers (indien deelnemerslijsten worden verstrekt)

De bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van het volgende criterium of de volgende criteria:

• De noodzaak om de gegevens te bewaren voor operationele vereisten van de organisatie van het evenement.
• Contactgegevens die zijn opgenomen in mailinglijsten worden van de lijst verwijderd wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking of een voor een dergelijke verwerking gegeven toestemming intrekt.

Wanneer informatie of afbeeldingen worden gepubliceerd op sociale netwerken in het kader van de promotie van de activiteiten van UNamur, kunnen dergelijke gegevens worden doorgegeven buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte.

De overdracht vindt plaats op de volgende gronden of met de volgende garanties:

• De overdracht vindt plaats naar een organisatie die zich ertoe verbindt maatregelen te treffen die voldoen aan de vereisten van de Europese Commissie om een passend beschermingsniveau te waarborgen (deze garanties en mechanismen worden beschreven in hun eigen gegevensbeschermingsbeleid dat toegankelijk is op hun websites).
• Wanneer publicatie wordt uitgevoerd op basis van toestemming van de betrokkene, wordt voor het feit dat deze publicatie een doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengt ook om toestemming gevraagd.

De rechten van betrokkenen worden beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Ze hebben in het bijzonder het recht om hun toestemming in te trekken als de verwerking op deze basis plaatsvindt en het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van gegevens voor prospectieve communicatie. De eerste contactpersoon hiervoor is de organisator van het evenement.