De Universiteit Namen organiseert ontmoetingsdagen tussen studenten of oud-studenten en bedrijven of organisaties die werknemers willen aanwerven (jobdagen of carrièredagen). In dit kader is de universiteit verplicht gegevens te verzamelen en te verwerken van studenten die mogelijk geïnteresseerd zijn of die zich inschrijven voor het evenement.
Categorieën van verwerkte persoonsgegevens en gebruiksdoeleinden
- Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soort gegevens is gegroepeerd: achternaam, voornaam, postadres, e-mailadres, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
- Inschrijvingsgegevens studenten en promovendi [categorie waarin de volgende soort gegevens is gegroepeerd: gegevens bij de studiecyclus van inschrijving ...]
- Gegevens met betrekking tot beroepservaring en vaardigheden [categoriegroepering van het volgende type gegevens: CV, taalvaardigheden, eerdere ervaring, referenties ...]
- Inschrijvingsgegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: datum van inschrijving voor een evenement, doel van de inschrijving ...].
- Gegevens met betrekking tot het bewaren van bewijzen van toestemming of machtiging [categorie waarin de volgende soort gegevens is gegroepeerd: data van toestemming, doel ...]
- Gegevens met betrekking tot het maken van geluid, foto's of video's [categorie waarin de volgende soort gegevens is gegroepeerd, met uitzondering van videobewakingsbeelden en ID-foto: opnamen, metagegevens in verband met opnamen ....
Deze gegevens worden gebruikt voor:
- Het beheer van informatie over de beschrijving en het verloop van het evenement
- Het beheer van inschrijvingen voor het evenement
- Het beheer van de creatie en communicatie naar deelnemende bedrijven van een portfolio met studenten-cv's
- Het beheer van de toegang tot het evenement
- Het beheer van de promotie van het evenement
Grondslagen voor de rechtmatigheid van gegevensverwerking
De activiteit is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met de persoon van wie de gegevens worden verwerkt of voor de uitvoering van maatregelen die op verzoek van die persoon zijn genomen met het oog op het sluiten van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b), van de GDPR).
Bijkomend:
- De tijdens het evenement gemaakte foto's kunnen worden gepubliceerd in de nieuwsbrief van de Universiteit, op de website van de Universiteit of op een account van een sociaal netwerk van de Universiteit. Afhankelijk van het soort beelden en hun context, is de basis voor dit gebruik het legitieme belang van de Universiteit Namen om het publiek te kunnen informeren over de activiteiten die ze organiseert in het kader van haar onderwijs-, onderzoeks- en gemeenschapsopdrachten, of de toestemming van de betrokken personen.
- De cv's van studenten worden opgenomen in de cv-portefeuille die ter beschikking wordt gesteld aan deelnemende bedrijven op basis van toestemming van de persoon die specifiek wordt verzameld voor de verwerking van hun gegevens (artikel 6, lid 1, onder a), van de GDPR).
Categorieën van betrokken personen
De personen van wie de gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn ingeschreven studenten.
Gegevensbronnen
De gegevens die deel uitmaken van de verwerkingsactiviteit zijn afkomstig van de volgende bron(nen):
- De persoon zelf heeft ze verstrekt
- De gegevens zijn gegenereerd door een activiteit van de persoon
Ontvangers van gegevens
De gegevens worden uitsluitend verwerkt door medewerkers en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens behoren voornamelijk tot de volgende categorie:
- Medewerkers van faculteiten en afdelingen (voor registratiebeheer)
Externe ontvangers van gegevens behoren tot de volgende categorieën:
- Bedrijven die deelnemen aan banen- of carrièredagen met betrekking tot gegevens die zijn opgenomen in het cv-portfolio.
Behandelingskenmerken
De bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:
- De noodzaak om gegevens te bewaren voor operationele doeleinden overeenkomstig het doel waarvoor ze worden gebruikt.
- De Universiteit van Namen verwijdert cv's binnen 3 maanden na de verzending ervan naar de deelnemende bedrijven.
Wanneer informatie of afbeeldingen worden gepubliceerd op sociale netwerken in het kader van de promotie van de activiteiten van de Universiteit van Namen, kunnen deze gegevens worden doorgegeven buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte.
De overdracht vindt plaats op de volgende gronden of met de volgende garanties:
- De overdracht vindt plaats naar een organisatie die zich ertoe verbindt maatregelen te treffen die voldoen aan de vereisten van de Europese Commissie om een passend beschermingsniveau te waarborgen (deze garanties en mechanismen worden beschreven in hun eigen gegevensbeschermingsbeleid dat toegankelijk is op hun websites).
- Wanneer publicatie plaatsvindt op basis van toestemming van de betrokkene, wordt voor het feit dat deze publicatie een doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengt ook om toestemming gevraagd.
Rechten van de betrokken personen
De rechten van betrokkenen worden beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Zij hebben met name het recht om hun toestemming in te trekken als de verwerking op deze basis plaatsvindt. Het eerste contactpunt hiervoor is de organisator van het evenement.