Notice relative à la gestion de la participation à des systèmes de classement (ranking)

L'Université de Namur s'inscrit dans une démarche de participation à des systèmes de classements (ranking) des établissements d'enseignement supérieur universités selon différents critères ou activités (enseignement et recherche). Cela implique qu'elle fournisse des informations agrégées sur ces activités selon les facteurs évalués et que dans certains cas, elle propose à la société de ranking de contacter certaines personnes de référence externes à l'Université de Namur susceptibles de donner un avis sur les activités évaluées. Dans ce contexte, l'Université de Namur traite des données qu'elle détient pour fournir les informations nécessaires à la participation au classement et pour sélectionner et solliciter des référents externes à l'Université de Namur. 

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
• Données sociales [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au bénéfice d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles, d’une aide sociale d’un CPAS, d’allocations familiales, à l’octroi d’une bourse par l’Université ou une autre entité …]. 
• Données relatives au parcours académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, au PAI - Programme d'accompagnement individualisé, notes, crédits, aux inscriptions aux examens, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
• Données financières liées à une inscription aux études des étudiants et doctorants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au paiement des droits d’inscription, à l'octroi d'une bourse d’études, à une convention de garantie bancaire ou à un plan de financement (pour les étudiants hors UE non finançables (non assimilés)), montant alloué, durée de la bourse  …]
• Données relatives à la mobilité des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la participation à un programme de mobilité (ex. Erasmus), dates, établissement d’origine ou de destination …]
• Données liées aux activités d'enseignement et pédagogiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à l’organisation des groupes de travail, des activités formatives, des examens, des évaluations de cours, des tests proposés dans le cadre de l’aide à la réussite, des travaux réalisés …]
• Données relatives aux besoins spécifiques des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux besoins spécifiques au dossier d’accompagnement, au plan d’accompagnement, aux aménagements accordés …]
• Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles, congé-éducation payé…]
• Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : employeur, titre de la fonction occupée, grade, statut [académique, scientifique, ATG], filière au sein du statut, statut de salarié, type de contrat de travail, durée de validité du contrat, régime de travail, taux d’occupation, décisions de nomination, fonctions antérieures …]
• Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]
• Données relatives à la conservation de la preuve d'une autorisation ou d'un consentement [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’autorisation, objet …]
• Données de connexion et de journalisation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et heures de connexion, type d’opération réalisée, identifiant utilisateur, adresses IP, type de données accédées …]
• Données relatives à des avis donnés par rapport aux activités de l'Université.

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer l'établissement des rapports demandés par les sociétés de ranking
• Gérer les listes de destinataires de demande de participation à des demandes d'avis pour les besoins d'une activité d'évaluation externe des activités de l'Université 
• Gérer les préférences (consentements, op out) des tiers de référence contactés (acceptation ou non)
• Gérer le reporting sur l'activité.

Base de licéité du traitement de données

Lorsque l'Université utilise des données pour préparer le reporting et la sélection d'un panel de référents, elle se fonde sur un intérêt légitime à être en mesure de participer à des systèmes de classement qui valorisent et favorisent une reconnaissance sur le plan national et international des activités de l'Université de Namur (article 6, 1, f) du RGPD). 

Elle sollicite le consentement des référents externes pour la participation à l'évaluation réalisée par la société de ranking concernée (article 6, 1, a) du RGPD).

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Étudiants inscrits
• Membres du personnel
• Chercheurs FNRS
• Anciens membres du personnel
• Anciens étudiants
• Alumni
• Personnes tierces à l'Université sollicitées ou référencées pour participer à une évaluation externe des activités de l'Université

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
• Les données proviennent d'une autre source telle que décrite ci-dessous
• Sources publiquement accessibles (sites web)

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel des services administratifs de l’Université

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :

• Société de ranking

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants :

• la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 

Les données brutes utilisées pour l'établissement des rapports sont conservées pendant 3 ans pour permettre l'actualisation lors des éditions ultérieures et les réponses aux questions posées par les sociétés de ranking.

Les données des personnes de référence sont conservées pendant 5 ans.

A l'issue de cette période, les données sont supprimées ou rendues complètement anonymes et utilisées à des fins statistiques.

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. La première de personne de contact pour ce faire est le service en charge de la gestion du ranking (qualité@unamur.be).