Documenten

In welke situaties hebt u een visum nodig en hoe krijgt u er een?

Als onderdaan van een niet-EU-land moet u een visum aanvragen bij de Belgische ambassade of het consulaat in uw eigen land.
Je vindt hun adressen hier: https://diplomatie.belgium.be/en/embassiesand-consulates

• Updated visa information
• Updated scientific visa information

Let op: de plaatselijke visumvereisten en verwerkingstijden kunnen per ambassade/consulaat verschillen. De visumaanvraag moet persoonlijk door de aanvrager worden ingevuld. Houd er zoals altijd rekening mee dat de onderstaande lijsten niet volledig zijn. Bijkomende documenten of informatie kunnen altijd worden gevraagd door de betrokken ambassade of het betrokken consulaat.

Verblijf van minder dan 90 dagen

Inwoners van derde landen die van plan zijn België voor een korte periode (minder dan drie maanden) te bezoeken, moeten een visum voor kort verblijf (type C-visum) aanvragen.

De volgende documenten zijn vereist voor het aanvragen van een visum:

• een nationaal paspoort dat ten minste 3 maanden langer geldig is dan het voorgenomen verblijf in België en waarin een visum kan worden aangebracht;
• twee ingevulde visumaanvraagformulieren;
• documenten waarin het doel van de reis en de omstandigheden van het voorgenomen verblijf worden toegelicht;
• bewijs van voldoende financiële middelen om het verblijf en de terugkeer te dekken;
• bewijs van een reisverzekering;
• bewijs dat u van plan bent België te verlaten voordat het visum verloopt.

Als het visum is goedgekeurd, is een kopie van het retourticket vereist (op naam van de onderdaan van het derde land en niet overdraagbaar).

Afhankelijk van de redenen voor het verblijf kunnen aanvullende documenten vereist zijn.

Ben er rekening mee dat onderdanen van bepaalde landen, zoals Australië, de Verenigde Staten en Canada, geen visum nodig hebben om naar België te komen als hun geplande verblijf minder dan 90 dagen bedraagt. Je kunt controleren of je een visum nodig hebt om naar België te komen op https://diplomatie.belgium.be/en/travel-belgium/visa-belgium.

Meer dan 90 dagen in België verblijven

Wanneer onderdanen van derde landen langer dan drie maanden in België zullen verblijven, d.w.z. voor een langdurig verblijf, moeten ze een tijdelijk verblijfsvisum (type D-visum) aanvragen bij de Belgische consulaire autoriteiten, hetzij in hun land van herkomst, hetzij in hun huidig land van verblijf (indien verschillend), d.w.z. wanneer een visum vereist is (zie hierboven).

Het is in dit verband belangrijk dat buitenlanders hun huidige verblijfplaats in een van deze landen behouden totdat het visum is afgegeven, aangezien het verlaten van de verblijfplaats kan leiden tot een onbevoegdverklaring door de ambassade of het consulaat en bijgevolg tot weigering van de afgifte van het visum.

Bij het aanvragen van een visum zijn de volgende documenten vereist:

• een nationaal paspoort dat ten minste 15 maanden geldig is en waarin een visum kan worden aangebracht;
• twee volledig ingevulde visumaanvraagformulieren;
• twee recente pasfoto's;
• een verklaring van antecedentenonderzoek over de afgelopen 5 jaar (als de vreemdeling in het bezit is van een werkvergunning, volstaat een verklaring van goed gedrag over het afgelopen jaar). Als de onderdaan van een derde land de afgelopen vijf jaar legaal in meer dan één land heeft verbleven, moet voor elk land van verblijf een bewijs van goed gedrag worden aangevraagd;
• een originele werkvergunning, een ondertekende gastovereenkomst (wetenschappelijk visum) met een erkend Belgisch onderzoekscentrum, een beroepskaart of een bewijs van voldoende financiële bronnen;
• een bewijs van betaling van de bijdrage voor het visum voor verblijf van langere duur (leges);
• een legesbijdrage voor het visum.

Echtgenoten

De echtgenoten van onderdanen van derde landen moeten in het algemeen de volgende documenten overleggen aan de ambassade of het consulaat:

• een nationaal paspoort dat ten minste 12 maanden geldig is en waarin een visum kan worden aangebracht;
• twee ingevulde visumaanvraagformulieren;
• twee recente pasfoto's;
• een officiële kopie van de huwelijksakte of de akte van geregistreerd partnerschap en de geboorteakte;
• een officieel afschrift van het echtscheidingsvonnis, de echtscheidingsakte of de overlijdensakte van de vorige echtgeno(o)t(e) als hij/zij eerder getrouwd was;
• een verklaring van goed gedrag over de afgelopen 5 jaar, aan te vragen bij de politieautoriteiten van de verblijfplaats in het buitenland. Als de echtgeno(o)t(e) de afgelopen vijf jaar legaal in meer dan één land heeft verbleven, moet het attest in elk land van verblijf worden aangevraagd;
• een origineel gelegaliseerd medisch attest;
• het bewijs dat de echtgeno(o)t(e) tijdens zijn/haar verblijf in België gedekt is tegen ziektekosten;
• het bewijs dat de echtgeno(o)t(e) tijdens zijn/haar verblijf in België over behoorlijke huisvesting zal beschikken (enkel indien de echtgeno(o)t(e) een visumaanvraag indient terwijl de onderdaan van een derde land reeds in België verblijft);
• visumbijdrage.

Kinderen

Tot slot moeten kinderen van onderdanen van derde landen die jonger zijn dan 18 jaar de volgende documenten voorleggen aan de ambassade of het consulaat:

• een nationaal paspoort dat ten minste 12 maanden geldig is en waarin een visum kan worden aangebracht;
• twee visumaanvraagformulieren, naar behoren ingevuld, gedateerd en ondertekend door de ouders;
• twee recente pasfoto's;
• een officiële kopie van de geboorteakte;
• een officiële verklaring van de voogd van het kind of de gescheiden ouder bij wie het kind niet woont, waarin staat dat het kind het land mag verlaten en zich in België mag vestigen (indien van toepassing);
• visumbijdrage.

Voor kinderen van 18 jaar of ouder moet worden aangetoond dat ze afhankelijk zijn van hun ouders. Houd er rekening mee dat dit een feitenkwestie is waarover de Belgische immigratiediensten zullen beslissen. Het is niet mogelijk om hiervoor een standaardformulier in te vullen of een standaarddocument te verstrekken.

Voor bepaalde visumaanvragen moet vooraf een vergoeding worden betaald aan de Dienst Vreemdelingenzaken. Het bewijs van betaling moet samen met andere documenten worden voorgelegd bij het indienen van de visumaanvraag.

Verandering van status na vestiging in België kan ook aanleiding geven tot het betalen van een vergoeding.

Het bedrag van deze vergoeding varieert afhankelijk van de reden van uw verblijf: studie (doctoraat) (€207), onderzoek (post-doc of andere) (€363), werk (contract met werkvergunning) (€363).

Het is echter mogelijk dat u wordt vrijgesteld van het betalen van deze vergoeding als u een formulier indient dat is ingevuld door de Universiteit van Namen. Deze vrijstelling geldt voor beursstudenten en beursonderzoekers. Neem contact op met de Researchers Helpdesk als je denkt dat je recht hebt op deze vrijstelling.

Net als bij de hele visumaanvraagprocedure, moet je eerst contact opnemen met de Belgische consulaire autoriteit in je woonplaats om precies te weten te komen welke documenten je moet indienen, hoeveel leges je moet betalen en hoe je dat moet doen.

Verder informatie: https://dofi.ibz.be/en/themes/faq/fee

Dit geldt alleen voor houders van een arbeidsovereenkomst.

De gecombineerde vergunning is de combinatie van een verblijfsvergunning en een arbeidsvergunning. De voorwaarden voor de afgifte van de gecombineerde vergunning zijn dezelfde als voor de arbeidsvergunning.

Situatie waarvoor een gecombineerde vergunning nodig is

In België bepaalt de huidige regelgeving dat elke werkgever die een buitenlandse werknemer (een niet-EU-onderdaan) in het land wil tewerkstellen, eerst een gecombineerde vergunning voor die werknemer moet aanvragen en verkrijgen.

Er zijn verschillende types gecombineerde vergunningen in België:

• Type A gecombineerde vergunning: deze wordt afgegeven (mits aan alle noodzakelijke voorwaarden is voldaan) voor onbepaalde tijd en is geldig voor alle werkgevers op Belgisch grondgebied. Ze wordt toegekend aan vreemdelingen die kunnen bewijzen dat ze 4 jaar hebben gewerkt met een enkelvoudige vergunning van type B, tijdens een ononderbroken verblijf van maximaal 10 jaar.
• Enkelvoudige vergunning type B: dit is een tijdelijke vergunning (geldig voor maximaal 12 maanden, maar verlengbaar) en strikt beperkt tot één werkgever.
• Eenmalige vergunning type C: deze is een jaar geldig (maar verlengbaar) voor alle banen in loondienst en wordt verleend aan mensen met een specifieke verblijfsstatus, zoals studenten, vluchtelingen, enz.

Hoe aanvragen?

De werkgever in België is verantwoordelijk voor het aanvragen van het recht om een buitenlander tewerk te stellen en voor het aanvragen van de enkelvoudige vergunning type B.

Er bestaan meer dan 30 vrijstellingen van de enkelvoudige vergunning in België, waarvan sommige onder bepaalde voorwaarden van toepassing zijn op onderzoekers en studenten.

Aan de Universiteit van Namen dient de personeelsdienst (contactpersoon: mevrouw Anaïs Laurent) de aanvraag voor de enkelvoudige vergunning in bij de administratie van het Waals Gewest. Zodra het Waals Gewest de arbeidsvergunning heeft toegekend, stuurt het het dossier door naar de Dienst Vreemdelingenzaken, die zich moet uitspreken over de verblijfsvergunning.

Verlenging van de gecombineerde vergunning

Je gecombineerde vergunning moet elk jaar worden verlengd. De personeelsafdeling van de universiteit vraagt deze aan en informeert je zodra deze beschikbaar is op de gemeente.

In sollicitatie als je salaris ontvangt. Er is sprake van een arbeidsovereenkomst zodra je in dienst treedt bij de Universiteit. Je ondertekent het als je aankomt bij de eenheid Beloning van de universiteit.

Alleen voor onderzoekers uit niet-EU-landen. Dit document is vereist voor bepaalde aanvragen voor een gecombineerde vergunning. Je hoeft zelf niets te doen. De administratieve diensten van UNamur maken het.

Voor elk verblijf van meer dan 3 maanden wordt een Belgische tijdelijke verblijfsvergunning verleend voor een periode van maximaal een jaar, maar deze kan worden verlengd. Afhankelijk van de reden(en) voor toekenning van de verblijfsvergunning kunnen verschillende documenten vereist zijn om een Belgische tijdelijke verblijfsvergunning te verlengen.

Stappen

De procedure verloopt in drie stappen:

• Eerste bezoek: u moet uw aanwezigheid in Namen rechtvaardigen met officiële documenten. U ontvangt een inschrijvingsbewijs (bijlage 15 of bijlage 19).
• Binnen een maand komt een wijkagent of lokale agent bij u thuis. Hij zal controleren of het adres overeenkomt met je woonplaats. Het is geen probleem als je niet thuis bent als hij langskomt; in dat geval maakt hij een afspraak met je. Aan het einde van de volgende twee weken wordt u uitgenodigd om uw inschrijving af te ronden en alle documenten in te leveren die u bij uw eerste bezoek nog niet had.
  Europese burgers kunnen kiezen tussen een papieren verblijfsvergunning of een elektronische kaart (kost 23,00 euro en vereist twee extra pasfoto's). Niet-Europeanen moeten een elektronische kaart aanvragen (kost 23,00 euro en vereist twee extra pasfoto's).

Zodra je je code per post hebt ontvangen, kun je naar de Mairie gaan om je identiteitskaart op te halen. Vergeet niet om het voorlopige document, je paspoort of nationale identiteitskaart en de ontvangen code mee te nemen.

Noot: Voor een lang verblijf (langer dan zes maanden) raden we aan om voor de elektronische kaart te kiezen. Deze kaart verslechtert minder snel en wordt over het algemeen beter geaccepteerd door banken, ziektekostenverzekeraars en ziekenhuizen, omdat uw gegevens dankzij de elektronische chip snel kunnen worden bijgewerkt.

Europese onderdanen

Voor een verblijf van meer dan 3 maanden kunnen EU-onderdanen België binnenkomen op vertoon van een geldige identiteitskaart of paspoort. Ze hoeven geen visum aan te vragen voordat ze naar België komen.

Je moet je persoonlijk inschrijven bij de gemeente van de stad waar je wilt gaan wonen. Je moet de volgende documenten voorleggen aan de gemeente:

• paspoort of nationale identiteitskaart;
• bewijs van tewerkstelling en voldoende financiële middelen;
• huurcontract;
• 3 pasfoto's;
• een ziekteverzekeringsbewijs;
• voor doctoraalstudenten: standaardformulier sjabloon
• 6 €.

Echtgeno(o)t(e) en kinderen moeten de volgende documenten overleggen:

• paspoort;
• originele gelegaliseerde huwelijksakte / originele gelegaliseerde geboorteakte (of internationale geboorteakte);
• originele gelegaliseerde vertaling van huwelijksakte / geboorteakte, afgegeven door een beëdigd vertaler. Sommige gemeenten accepteren documenten in het Engels;
• 3 pasfoto's;
• bewijs van medische verzekering.

Let op: deze lijsten zijn niet volledig. Afhankelijk van het geval kunnen aanvullende documenten of informatie vereist zijn. De gemeente bezorgt de EU-onderdaan een bewijs van inschrijving.

Niet-EU-onderdanen

Buitenlanders die van plan zijn om langer dan 90 dagen in België te verblijven, moeten zich inschrijven bij de gemeente van hun woonplaats in België (binnen 8 dagen na aankomst in België) en een Belgische identiteitskaart aanvragen.

Om een Belgische identiteitskaart voor buitenlanders te verkrijgen, moet u de volgende documenten voorleggen aan de Belgische gemeentelijke autoriteiten:

• origineel paspoort, inclusief visum type D;
• originele werkvergunning, gastovereenkomst (voor onderzoekers in dienst van een erkend onderzoeksinstituut), beroepskaart of bewijs van voldoende financiële bronnen;
• huurcontract;
• 3 pasfoto's;
• voor doctoraalstudenten: standaardformulier sjabloon
• 6 €.

Derdelanders die vlak voor hun aankomst in België in een ander EU-land hebben gewoond, moeten een certificaat van antecedentenonderzoek voorleggen dat is afgegeven door de bevoegde autoriteiten in hun land.

Om een echtgeno(o)t(e) in staat te stellen een inschrijvingsaanvraagformulier in te vullen, moeten de volgende documenten worden voorgelegd:

• het originele paspoort, inclusief visum type D;
• 3 pasfoto's;
• de originele gelegaliseerde huwelijksakte;
• een originele gelegaliseerde vertaling van de huwelijksakte, afgegeven door een beëdigd vertaler (als de originele huwelijksakte niet in het Nederlands, Frans of Duits is opgesteld). Let op: de meeste gemeenten accepteren documenten in het Engels.

Let op: deze lijst is niet uitputtend. In sommige gevallen kunnen aanvullende documenten of informatie vereist zijn.

Verlenging verblijfsvergunning

Om uw verblijfsvergunning te verlengen, moet u de aanvraag ten minste 45 dagen voor de vervaldatum indienen.

Veiste documenten:

• Geldige verblijfsvergunning;
• paspoort;
• bewijs van werk en voldoende financiële middelen;
• ziekenfondsverklaring;
• 2 pasfoto's;
• alleen voor studenten: een voortgangsverslag van je promotieonderzoek;
• voor promovendi: standaardformulier sjabloon
• €23,00 (alleen voor e-card).

Als uw verblijfsvergunning is verlopen, u nog geen reactie van het gemeentehuis hebt ontvangen en u de verlengingsaanvraag ten minste één maand voor de vervaldatum hebt ingediend, kunt u een "bijlage 15" aanvragen. Je moet naar het gemeentehuis gaan met een foto en je verblijfsvergunning. Dit document is gratis en is 45 dagen geldig.

Alleen voor onderdanen van derde landen die voor een korte periode blijven.

Dit document wordt afgegeven door de gemeente.

Bij een verblijf van maximaal drie maanden is een eenmalig bezoek voldoende om uw aankomst te melden. Je ontvangt dan een document dat "Verklaring van aankomst" wordt genoemd. Als u langer blijft en geen "Schengenburger" bent, moet u een "Welkom in Schengen"verzekering afsluiten.

U moet de gemeentelijke autoriteiten persoonlijk op de hoogte brengen van uw verblijfplaats en uw aanwezigheid in België door een aankomstverklaring aan te vragen. Als de vreemdeling in een hotel verblijft, wordt deze formaliteit vervuld door de directie van het hotel. In dat geval is de vreemdeling niet fysiek in het bezit van een verklaring van aankomst.

Een verklaring van aankomst kan worden verkregen bij het gemeentebestuur van de stad waar de vreemdeling verblijft. Om dit document te verkrijgen, moet de buitenlander zich binnen 10 dagen na aankomst melden met een paspoort en drie pasfoto's. Sommige gemeentelijke autoriteiten vragen om betaling van een vergoeding.

In de praktijk wordt deze formaliteit vrijwel nooit vervuld door buitenlanders en er zijn geen boetes voor niet-naleving.

Documenten die moeten worden verstrekt:

• Paspoort;
• Verhuurovereenkomst;
• 3 pasfoto's.

In Namen is dit document gratis.

Verlenging van aankomstverklaring

Op het moment dat u wordt geïnformeerd dat uw oorspronkelijk geplande verblijf van maximaal 90 dagen wordt verlengd, moet u een verlenging van uw aankomstverklaring aanvragen.

U moet naar het gemeentehuis gaan met de volgende documenten:

• paspoort;
• verklaring van aankomst (het document dat u van het gemeentehuis hebt ontvangen toen u zich inschreef);
• een officieel document waaruit blijkt dat de verlenging van uw verblijf is goedgekeurd voor wetenschappelijk werk ;
• de "Welkom in Schengen"verzekering.

Alleen voor EU-burgers die voor een korte periode blijven, wordt dit document afgegeven door de gemeente.

Bij een verblijf van maximaal drie maanden hoef je maar één keer naar het gemeentehuis om je aankomst te melden. Voor een verblijf van minder dan drie maanden kunnen EU-burgers België binnenkomen op vertoon van een geldige identiteitskaart of paspoort. Ze hoeven geen visum aan te vragen voordat ze naar België komen.

Volgens de Belgische wet moeten alle vreemdelingen die minder dan 90 dagen in België verblijven de gemeentelijke autoriteiten van hun verblijfplaats informeren door binnen 10 dagen na hun aankomst een aanwezigheidsverklaring aan te vragen. Als een buitenlander in een hotel verblijft, zorgt de hoteldirectie voor deze formaliteit. (In de praktijk wordt deze formaliteit echter bijna nooit vervuld door buitenlanders, en er zijn geen boetes voor het niet naleven ervan). Je moet je "Verklaring van aanwezigheid" bewaren bij je nationale identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart).

Veiste documenten:

• Paspoort of nationale identiteitskaart;
• 1 pasfoto;
• Huurcontract.

In Namen is dit document gratis.

Alleen voor studenten uit een buurland van België (Frankrijk, Nederland, Luxemburg, Duitsland) voor een verblijf van maximaal een jaar.
In dit geval blijf je gedomicilieerd in je land van herkomst en word je niet belast in België. Dit document is erg handig als je geen geld uit België ontvangt.

Je kunt dit document aanvragen bij de gemeente. Je hebt de volgende documenten nodig:

• Nationale identiteitskaart of paspoort;
• Huurovereenkomst voor een accommodatie;
• Bevestiging van inschrijving als student aan UNamur;
• 3 pasfoto's;
• 6 euro.

Zorg ervoor dat je ziekenfonds je dekt voor je verblijf in België.

U kunt de status van langdurig ingezetene (verblijfsvergunning D) aanvragen als u voldoet aan de volgende voorwaarden (niet-limitatieve lijst):

• u woont al vijf jaar ononderbroken in België;
• u beschikt over stabiele, regelmatige en voldoende bestaansmiddelen: de laatste 6 loonfiches zijn vereist;
• u hebt een ziekteverzekering (bij een ziekenfonds).

Deze status moet worden aangevraagd bij de gemeente. Informatie

Wanneer moet je documenten legaliseren en hoe moet je dat doen?

Alleen studenten die zijn ingeschreven aan de Universiteit Namen hebben recht op een studentenkaart. Deze kaart wordt uitgereikt door de Dienst Registrar.

Een lijst van beëdigde vertalers is beschikbaar in het Paleis van Justitie in Namen, tegenover de Faculteit Geneeskunde (Place du Palais de Justice).

Geëdigde kopieën van documenten

Wanneer u een gewaarmerkt afschrift van een document, zoals een diploma, aan een officiële instantie moet geven, moet u het origineel en de fotokopie ervan aan de lokale overheid geven, zodat deze de fotokopie kan waarmerken. Kopieën van documenten met betrekking tot geboorte- of huwelijksregisters die zijn uitgegeven door de ambtenaar van de burgerlijke stand kunnen niet worden gekopieerd en gewaarmerkt door de lokale overheid. Neem contact op met je eigen stad of gemeente.

Praktische tip: het is niet makkelijk om te onthouden om alle benodigde documenten altijd bij je te hebben. Het is raadzaam om fotokopieën te maken of alle documenten in te scannen en ze op een veilige plaats achter te laten en/of ze op een server op te slaan (niet op mobiele telefoons, i-pods, i-pads of laptops). Dit moet zo snel mogelijk gebeuren om elke vorm van fraude of kwaadwilligheid te voorkomen. Het is soms mogelijk (maar zeldzaam) om je verloren papieren terug te vinden op het politiebureau als een eerlijk persoon ze heeft gevonden en meegenomen.

aangifte op het politiebureau

Als je aangifte komt doen op het politiebureau, vermeld dan alle belangrijke verloren of gestolen documenten (paspoort, verblijfsvergunning, bankpas, toegangskaart voor de universiteit, bibliotheekpas...) en geef een beschrijving van je portemonnee.

Je krijgt een document waarmee je naar de respectievelijke administraties kunt gaan om al je papieren opnieuw te laten maken.

Verblijfsvergunning

Als je je verblijfsvergunning bent kwijtgeraakt of als deze is gestolen, moet je eerst naar het politiebureau gaan waar je een verklaring krijgt. Dit document is alleen geldig in België.

Met deze door de politie afgegeven verklaring moet je vervolgens naar het gemeentebestuur (op het gemeentehuis) gaan om een nieuwe verblijfsvergunning te krijgen.

Bankkaart

Bel het volgende nummer: +32-(0)70-344 344 om je kaart te blokkeren (van een in België geopende rekening). Meld verlies of diefstal van je kaart bij je bank.

Paspoort, nationaal identiteitsdocument

Als je paspoort of nationaal identiteitsdocument verloren of gestolen is, moet je eerst naar het politiebureau gaan waar je een verklaring krijgt. Je moet je paspoortnummer vermelden. Neem contact op met de ambassade van je land in België.