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Dans quelle situation avez-vous besoin d'un visa et comment l'obtenir ?

En tant que ressortissant d'un pays non membre de l'UE, vous devez demander un visa à l'ambassade ou au consulat de Belgique dans votre pays d'origine. 
Vous trouverez leurs adresses ici : https://diplomatie.belgium.be/en/embassies-and-consulates 

• Informations actualisées sur les visas 
• Informations actualisées sur les visas scientifiques

Veuillez noter que les exigences locales en matière de visa, ainsi que les délais de traitement, peuvent varier en fonction de chaque ambassade/consulat. La demande de visa doit être remplie par le demandeur en personne. Comme toujours, veuillez garder à l'esprit que les listes ci-dessous ne sont pas exhaustives. Des documents ou informations supplémentaires peuvent toujours être demandés par l'ambassade ou le consulat concerné.

Séjour de moins de 90 jours

Les ressortissants de pays tiers qui prévoient de se rendre en Belgique pour une courte durée (moins de trois mois) doivent demander un visa de court séjour (visa de type C).

Les documents suivants sont exigés lors de la demande de visa :

• un passeport national valable au moins 3 mois de plus que le séjour prévu en Belgique, dans lequel un visa peut être apposé ;
• deux formulaires de demande de visa dûment complétés ;
• des documents expliquant le but du voyage et les circonstances du séjour envisagé ;
• la preuve de sources financières suffisantes pour couvrir le séjour et le retour ;
• une preuve d'assurance voyage ;
• la preuve que vous avez l'intention de quitter la Belgique avant l'expiration du visa.

Lorsque le visa est approuvé, une copie du billet de retour (au nom du ressortissant de pays tiers et non transférable) sera exigée.

En fonction des raisons du séjour, des documents supplémentaires peuvent être exigés.

Sachez que les ressortissants de certains pays, tels que l'Australie, les États-Unis et le Canada, n'ont pas besoin de visa pour venir en Belgique si leur séjour prévu est inférieur à 90 jours. Vous pouvez vérifier si vous avez besoin d'un visa pour venir en Belgique sur https://diplomatie.belgium.be/en/travel-belgium/visa-belgium

Séjour de plus de 90 jours

Lorsque des ressortissants de pays tiers doivent séjourner en Belgique pendant plus de trois mois, c'est-à-dire pour un séjour de longue durée, ils doivent demander un visa de séjour temporaire (visa de type D) aux autorités consulaires belges, soit dans leur pays d'origine, soit dans leur pays de résidence actuel (si celui-ci n'est pas le même), c'est-à-dire lorsqu'un visa est nécessaire (voir plus haut).

À cet égard, il est important que les étrangers conservent leur résidence actuelle dans l'un de ces pays jusqu'à la délivrance du visa, car l'abandon de la résidence peut entraîner une déclaration d'incompétence de la part de l'ambassade ou du consulat et, par conséquent, le refus de délivrer le visa.

Les documents suivants seront exigés lors de la demande de visa :

• un passeport national d'une durée de validité d'au moins 15 mois, sur lequel un visa peut être apposé ;
• deux formulaires de demande de visa dûment complétés ;
• deux photographies d'identité récentes ;
• un certificat de vérification des antécédents couvrant les 5 dernières années (si l'étranger est en possession d'un permis unique, un certificat de bonne conduite couvrant la dernière année est suffisant). Si le ressortissant d'un pays tiers a résidé légalement dans plus d'un pays au cours des cinq dernières années, un certificat de bonne conduite doit être demandé dans chaque pays de résidence ;
• un permis unique, une convention d'accueil signée (visa scientifique) avec un centre de recherche belge reconnu, une carte professionnelle ou la preuve de sources financières suffisantes ;
• la preuve du paiement de la contribution pour le visa de long séjour (redevance) ;
• un droit de visa.

Les conjoints

Les conjoints de ressortissants de pays tiers doivent généralement présenter les documents suivants à l'ambassade ou au consulat :

• un passeport national valable au moins 12 mois, sur lequel un visa peut être apposé ;
• deux formulaires de demande de visa dûment remplis ;
• deux photographies d'identité récentes ;
• une copie officielle de l'acte de mariage ou du partenariat enregistré et de l'acte de naissance ;
• une copie officielle de la décision de divorce, de l'acte de divorce ou de l'acte de décès du précédent conjoint si celui-ci a été marié auparavant ;
• un certificat de bonne vie et mœurs couvrant les 5 dernières années, à demander auprès des autorités de police du lieu de résidence à l'étranger. Si le conjoint a résidé légalement dans plus d'un pays au cours des cinq dernières années, le certificat doit être demandé dans chaque pays de résidence ;
• un certificat médical original légalisé ;
• la preuve que le conjoint est couvert pour les frais de santé et de maladie pendant son séjour en Belgique ;
• la preuve que le conjoint disposera d'un logement décent pendant son séjour en Belgique (uniquement dans le cas où le conjoint introduit
• une demande de visa alors que le ressortissant d'un pays tiers réside déjà en Belgique) ;
• un droit de visa.

Les enfants

Enfin, les enfants de ressortissants de pays tiers, âgés de moins de 18 ans, devront présenter les documents suivants à l'ambassade ou au consulat :

• un passeport national valable au moins 12 mois, sur lequel un visa peut être apposé ;
• deux formulaires de demande de visa, dûment remplis, datés et signés par les parents ;
• deux photographies d'identité récentes ;
• une copie officielle de l'acte de naissance ;
• une déclaration officielle du tuteur de l'enfant ou du parent divorcé avec lequel l'enfant ne vit pas, indiquant que l'enfant peut quitter le pays et s'installer en Belgique (le cas échéant) ;
• un droit de visa.

Pour les enfants âgés de 18 ans ou plus, il faudra fournir la preuve qu'ils dépendent de leurs parents. Veuillez noter qu'il s'agit d'une question qui sera tranchée par les services d'immigration belges. 

Pour certaines demandes de visa et de permis unique, une taxe doit être payée à l'avance à l'Office des Etrangers. La preuve du paiement doit être fournie avec d'autres documents lors de l'introduction de la demande de visa.

Le changement de statut après l'installation en Belgique peut également donner lieu au paiement d'une taxe.

Le montant de ce droit varie en fonction du motif de votre séjour.

Toutefois, vous pouvez être exempté du paiement de ces frais si vous présentez un formulaire rempli par l'Université de Namur.  Cette exonération s'applique aux étudiants boursiers et aux chercheurs boursiers. Contactez le Researchers Helpdesk si vous pensez avoir droit à cette exonération.

Pour aller plus loin : https://dofi.ibz.be/en/themes/faq/fee 

Le permis unique est la réunion du permis de séjour et du permis de travail. Les conditions de délivrance du permis unique sont les mêmes que pour le permis de travail.

Situation nécessitant un permis unique

En Belgique, la réglementation actuelle stipule que tout employeur souhaitant employer un travailleur étranger (ressortissant d'un pays non membre de l'UE) dans le pays doit d'abord demander et obtenir un permis unique pour ce travailleur.

Comment faire la demande ?

L'employeur en Belgique est responsable de la demande du droit d'employer un citoyen étranger et de la demande de permis unique.

A l'Université de Namur, le service des ressources humaines introduit la demande de permis unique auprès de l'administration de la Région wallonne. Une fois que la Région wallonne a accordé l'autorisation de travail, elle transmet le dossier à l'Office de l'Immigration qui doit statuer sur l'autorisation de séjour.

Veuillez noter que le délai de traitement légal peut aller jusqu’à trois mois.

Prolongation du permis unique

Lorsque votre permis doit être renouvelé, le service des ressources humaines de l'Université en fait la demande et vous le transmet dès sa réception.

En application lorsque vous percevez un salaire. Un contrat de travail est établi dès que vous avez un emploi comme salarié à l'Université. Vous le signez à votre arrivée à la Cellule des Rémunérations de l'Université. 

Réservé aux chercheurs ressortissants de pays non membres de l'UE. Ce document est nécessaire pour certaines demandes de permis unique. Vous n'avez rien à faire. Les services administratifs de l'UNamur le produiront et vous le feront signer.

Pour tout séjour de plus de 3 mois, un titre de séjour temporaire belge est accordé pour une période maximale d'un an, mais il est renouvelable. En fonction de la (des) raison(s) de l'octroi du permis de séjour, différents documents peuvent être exigés pour prolonger un permis de séjour temporaire belge.

Etapes

La procédure se déroule en trois étapes :

• Première visite : vous devez justifier votre présence à Namur par des documents officiels. Vous recevrez une attestation de demande d'inscription (Annexe 19 ou Annexe 49).
• Dans un délai d'un mois, un agent de proximité se rend à votre domicile. Il doit vérifier que l'adresse correspond bien à votre lieu de résidence. Il n'y a pas de problème si vous n'êtes pas chez vous lorsqu'il arrive, dans ce cas il prend rendez-vous avec vous. Une fois cette étape franchie, il envoie un rapport à l'administration communale.
• L’administration communale vous envoie alors un courrier et fixe un rendez-vous pour finaliser l'enregistrement et à remettre éventuellement les documents que vous n'aviez pas lors de la première visite.

Dès que vous aurez reçu votre code par courrier, vous pourrez vous présenter à l’administration communale pour venir chercher votre carte d'identité. Pensez à vous munir du document provisoire, de votre passeport ou de votre carte nationale d'identité, ainsi que du code que vous aurez reçu.

Ressortissants européens

Pour un séjour de plus de 3 mois, les ressortissants de l'UE peuvent entrer en Belgique en présentant une carte d'identité ou un passeport en cours de validité. Ils ne doivent pas demander de visa avant de venir en Belgique.

Vous devez vous inscrire en personne auprès de l'administration communale de la ville de résidence. Vous devez présenter les documents suivants à la commune :

• le passeport ou la carte d'identité nationale ;
• preuve d'emploi et de ressources financières suffisantes ;
• contrat de location ;
• 3 photos d'identité ;
• une attestation d'assurance médicale ;
• pour les doctorants : modèle de formulaire standard
• 6 €.

Le conjoint et les enfants devront fournir les documents suivants :

• passeport ;
• l'original de l'acte de mariage légalisé / l'original de l'acte de naissance légalisé (ou un acte de naissance international) ;
• traduction originale légalisée de l'acte de mariage / de l'acte de naissance, délivrée par un traducteur assermenté. Certaines communes acceptent les documents en anglais ;
• 3 photos d'identité ;
• une preuve d'assurance médicale.

Veuillez noter que ces listes ne sont pas exhaustives. Selon les cas, des documents ou des informations supplémentaires peuvent être exigés. La commune fournira au ressortissant de l'UE une preuve d'enregistrement.

Ressortissants non européens

Les étrangers qui prévoient de séjourner en Belgique pendant plus de 90 jours devront s'inscrire auprès de l'administration communale de leur ville de résidence en Belgique et obtenir un titre de séjour.

Pour obtenir un titre de séjour, vous devrez présenter les documents suivants aux autorités communales belges :

• l'original du passeport, y compris le visa de type D ;
• original du permis unique, de la convention d'accueil, de la carte professionnelle ou de la preuve de sources financières suffisantes ;
• contrat de location ;
• 3 photos d'identité ;
• pour les doctorants : modèle de formulaire standard
• 6 €.

Les ressortissants de pays tiers qui ont vécu dans un autre pays de l'UE juste avant leur arrivée en Belgique doivent fournir un certificat de vérification des antécédents délivré par les autorités compétentes de leur pays.

Pour permettre à un conjoint de remplir un formulaire de demande d'enregistrement, les documents suivants doivent être présentés :

• l'original du passeport, y compris le visa de type D ;
• 3 photos d'identité ;
• l'original de l'acte de mariage légalisé.

Veuillez noter que cette liste n'est pas exhaustive. Dans certains cas, des documents ou des informations supplémentaires peuvent être exigés.

Prolongation du permis de séjour

Pour prolonger votre permis de séjour, vous devez introduire la demande 45 jours avant la date d'expiration.

Documents requis :

• Permis de séjour en cours de validité ;
• passeport ;
• preuve d'emploi et de ressources financières suffisantes ;
• attestation de l'assurance maladie ;
• 2 photos d'identité ;
• pour les étudiants uniquement : un rapport d'avancement de votre recherche doctorale ;
• pour les doctorants : modèle de formulaire standard

Uniquement pour les ressortissants de pays tiers en séjour de courte durée.

Celle-ci est délivré par la commune.

Lorsque votre séjour ne dépasse pas trois mois, une seule visite suffit pour déclarer votre arrivée. Vous recevrez un document appelé "Déclaration d'arrivée".

Documents à fournir :

• Passeport ;
• Contrat de location ;
• 3 photos d'identité.

 A Namur, ce document est gratuit.

Extension de la déclaration d'arrivée

Dès que vous êtes informé que votre séjour initialement prévu pour une durée maximale de 90 jours est prolongé, vous devez demander une prolongation de votre déclaration d'arrivée.

Vous devez vous présenter à l’administration communale avec les documents suivants :

• passeport ;
• déclaration d'arrivée (le document que vous avez reçu de la commune lors de votre inscription) ;
• tout document officiel prouvant que la prolongation de votre séjour est approuvée ;
• l'assurance "Welcome to Schengen".

Uniquement pour les ressortissants de l'UE en séjour de courte durée, celle-ci est délivrée par la commune.

Lorsque votre séjour ne dépasse pas trois mois, il suffit de vous rendre une fois à l’administration communale pour déclarer votre arrivée. Vous recevrez un document appelé "Déclaration de présence".

Documents requis :

• Passeport ou carte d'identité nationale ;
• 1 photo d'identité ;
• Contrat de location.

A Namur, ce document est gratuit.

Uniquement pour les étudiants originaires d'un pays limitrophe de la Belgique (France, Pays-Bas, GD du Luxembourg, Allemagne) pour un séjour d'un an maximum.
Dans ce cas, vous restez domicilié dans votre pays d'origine et vous n'êtes pas imposé en Belgique. Ce document est très utile lorsque vous ne recevez pas d'argent de Belgique.

Vous pouvez demander ce document à la commune. Les documents requis sont les suivants :

• Carte d'identité nationale ou passeport ;
• Contrat de location de logement ;
• Attestation d'inscription en tant qu'étudiant à l'UNamur ;
• 3 photos d'identité ;
• 6 euros.

Veillez à ce que votre mutuelle vous couvre pour votre séjour en Belgique.

Vous pouvez prétendre au statut de résident de longue durée (permis de séjour D) si vous remplissez les conditions suivantes (liste non exhaustive) :

• vous avez vécu en Belgique pendant une période ininterrompue de cinq ans ;
• vous disposez de moyens d'existence stables, réguliers et suffisants : les 6 derniers bulletins de salaire sont nécessaires ;
• vous bénéficiez d'une assurance maladie (auprès d'une mutuelle).

Ce statut doit être demandé à l'administration communale. En savoir plus

Dans quelle situation devez-vous légaliser ou apostiller des documents et comment en faire la demande ? https://diplomatie.belgium.be/en/legalisation-documents/search-criteria-legalisation 

Les étudiants inscrits à l'Université de Namur sont les seuls à avoir droit à une carte d'étudiant. Cette carte est délivrée par le Service des inscriptions.

Une liste de traducteurs assermentés est disponible au Palais de Justice de Namur, situé devant la Faculté de Médecine (Place du Palais de Justice). Vous pouvez demander une copie gratuite de la liste des traducteurs assermentés de et vers la langue demandée.

Copie certifiée conforme de documents

Lorsque vous devez remettre une copie certifiée conforme d'un document, tel qu'un diplôme, à une entité officielle, vous devez présenter l'original et sa photocopie à l'administration communale, afin qu'elle puisse certifier la photocopie. Les copies de documents relatifs aux registres de naissance ou de mariage délivrés par l'officier d'état civil ne peuvent pas être copiées et authentifiées par l'administration municipale. Prenez contact avec votre ville d'origine.

Conseil pratique : il n'est pas facile de se rappeler d'avoir tous les documents nécessaires sur soi à tout moment. Il est conseillé de faire des photocopies ou de scanner tous les documents et de les laisser en lieu sûr, et/ou de les sauvegarder sur un serveur (pas sur les téléphones portables ou les ordinateurs portables). Cela doit être fait le plus rapidement possible afin d'éviter toute forme de fraude. Il est parfois possible (mais rare) de retrouver ses papiers perdus au commissariat de police si une personne honnête les a trouvés et rapportés.

Déclaration au poste de police

Lorsque vous venez déposer plainte au commissariat de police, listez tous les documents importants perdus ou volés (passeport, permis de séjour, carte bancaire, carte d'accès à l'université, carte de bibliothèque...) et donnez une description de votre portefeuille, de votre sac, de votre veste... dans lesquels se trouvaient vos documents.

Un document vous sera remis vous permettant de vous rendre dans les administrations respectives pour faire refaire tous vos papiers.

Permis de résidence

Si vous avez perdu votre permis de séjour ou si on vous l'a volé, la première chose à faire est de vous rendre au commissariat de police où une déclaration vous sera délivrée. Ce document n'est valable qu'en Belgique.

Vous devez ensuite vous rendre à l'administration communale (à l'hôtel de ville) avec cette déclaration délivrée par la police afin d'obtenir un nouveau titre de séjour.

Carte de banque

Composez le numéro suivant : +32-(0)70-344 344 pour bloquer votre carte (d'un compte ouvert en Belgique). Déclarez la perte ou le vol de votre carte à votre banque.

Passeport, document d'identité national

Si vous avez perdu votre passeport ou votre document d'identité national ou si on vous l'a volé, la première chose à faire est de vous rendre au commissariat de police où une déclaration vous sera délivrée. Vous devrez y indiquer votre numéro de passeport. Contactez l'ambassade de votre pays en Belgique.