Kennisgeving met betrekking tot het beheer van deelname aan rangordesystemen

De Universiteit Namen neemt deel aan rankingsystemen voor instellingen voor hoger onderwijs op basis van verschillende criteria of activiteiten (onderwijs en onderzoek). Dit houdt in dat ze geaggregeerde informatie verstrekt over deze activiteiten volgens de geëvalueerde factoren en dat ze in bepaalde gevallen het rankingbedrijf de mogelijkheid biedt om contact op te nemen met bepaalde referentiepersonen buiten de Universiteit Namen die een mening kunnen geven over de geëvalueerde activiteiten. In dit kader verwerkt de Université de Namur de gegevens die zij in haar bezit heeft om de informatie te verstrekken die nodig is voor deelname aan de ranglijst en om externe referenten van de Université de Namur te selecteren en te werven.

In het kader van deze activiteit verwerkt de Universiteit van Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Gegevens met een persoonlijk karakter [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit, verblijfsstatuut in België, moedertaal, gesproken talen, bezit van een rijbewijs ...]
• Sociale gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot het ontvangen van een studietoelage van de Federatie Wallonië-Brussel, sociale bijstand van een OCMW, kinderbijslag, het toekennen van een beurs door de universiteit of een andere entiteit ...].
• Gegevens met betrekking tot de academische loopbaan van de student [categorie die de volgende soort gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot de academische loopbaan van de student, het jaarprogramma van de student - gevolgde onderwijseenheden -, het PAI - Programme d'accompagnement individualisé (geïndividualiseerd begeleidingsprogramma), cijfers, studiepunten, examenregistraties, honours, behaalde diploma's, land(en) van afgifte van het diploma/de diploma's, juryoordelen, disciplinaire beslissingen en beroepen, eindejaarswerk, uitgevoerde stages...]
• Financiële gegevens met betrekking tot de inschrijving voor de studies van studenten en doctoraatsstudenten [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot de betaling van inschrijvingsgeld, de toekenning van een studiefinanciering, een bankgarantieovereenkomst of een financieringsplan (voor niet-EU-studenten die niet kunnen worden gefinancierd (niet gelijkgesteld)), het toegekende bedrag, de duur van de beurs, enzovoort]
• Gegevens met betrekking tot de mobiliteit van studenten [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot deelname aan een mobiliteitsprogramma (bijv. Erasmus), data, vaststelling en duur van het programma. Gegevens met betrekking tot onderwijs- en leeractiviteiten [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: gegevens over de organisatie van werkgroepen, formatieve activiteiten, examens, cursusevaluaties, toetsen die worden aangeboden als onderdeel van de slaagondersteuning, uitgevoerde werkzaamheden, enz: gegevens met betrekking tot specifieke behoeften in het ondersteuningsdossier, ondersteuningsplan, toegekende accommodatie ...]
• Professionele gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: gegevens met betrekking tot het beroep of professionele activiteiten, positie in een entiteit buiten de universiteit, professionele affiliaties, betaald educatief verlof ...]
• Baangerelateerde gegevens [categorie die het volgende type gegevens groepeert: werkgever, titel van de beklede functie, rang, status [academisch, wetenschappelijk, ATG], stroom binnen status, salarisstatus, type arbeidsovereenkomst, geldigheidsduur contract, werkafspraken, bezettingsgraad, benoemingsbesluiten, eerdere functies ...]
• Gegevens met betrekking tot interne en externe mandaten [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot mandaten in de verschillende organen van de universiteit, in andere instellingen, aanvragen voor mandaten ...]
• Gegevens met betrekking tot het bewaren van bewijzen van machtiging of toestemming [categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: data van toestemming, doel ...]
• Aansluit- en logginggegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: data en tijdstippen van verbinding, type uitgevoerde bewerking, gebruikersidentificatie, IP-adressen, type geraadpleegde gegevens ...]
• Gegevens met betrekking tot gegeven adviezen in verband met de activiteiten van de universiteit.

Deze gegevens worden gebruikt voor:

• Beheer van het opstellen van rapporten op verzoek van classificerende bedrijven
• Beheer van lijsten met ontvangers van verzoeken om deel te nemen aan adviesaanvragen ten behoeve van een externe evaluatieactiviteit van de activiteiten van de universiteit
• Beheer van de voorkeuren (toestemming, afmelden) van derden met wie contact is opgenomen (acceptatie of niet)
• Beheer van rapportage over activiteiten.

Basis van rechtmatigheid van gegevensverwerking

Wanneer de Universiteit gegevens gebruikt voor de voorbereiding van de rapportage en de selectie van een referentenpanel, is dit gebaseerd op een gerechtvaardigd belang om te kunnen deelnemen aan ranglijsten die de erkenning van de activiteiten van de Universiteit van Namen op nationaal en internationaal niveau vergroten en bevorderen (artikel 6, lid 1, onder f), van de RGPD).

Het vraagt de toestemming van externe referenten om deel te nemen aan de evaluatie die wordt uitgevoerd door het betreffende rankingbedrijf (Artikel 6, 1, a) van de RGPD).

De categorieën personen van wie gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Geregistreerde studenten
• Medewerkers
• FNRS-onderzoekers
• Voormalige medewerkers
• Voormalige studenten
• Alumni
• Personen buiten de Universiteit die gevraagd of doorverwezen worden om deel te nemen aan een externe evaluatie van de activiteiten van de Universiteit

De gegevens die worden verwerkt, zijn afkomstig uit de volgende bron(nen):

• Degene die de gegevens heeft verstrekt
• De gegevens zijn opgenomen in een database van de universiteit
• De gegevens zijn afkomstig uit een andere bron zoals hieronder beschreven
• Publiekelijk toegankelijke bronnen (websites)

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door personeel en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens behoren voornamelijk tot de volgende categorieën:

• Medewerkers van de administratieve diensten van de universiteit

Externe ontvangers van gegevens behoren tot de volgende categorieën:

• Rankingbedrijf

De bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van het volgende criterium of de volgende criteria:

• De noodzaak om gegevens te bewaren voor operationele doeleinden, afhankelijk van het doel waarvoor ze worden gebruikt.

Ruwgegevens die worden gebruikt om rapporten op te stellen, worden 3 jaar bewaard om ze te kunnen bijwerken in volgende edities en om vragen van classificatiebureaus te kunnen beantwoorden.

Referentiegegevens worden 5 jaar bewaard.

Aan het einde van deze periode worden de gegevens verwijderd of volledig geanonimiseerd en gebruikt voor statistische doeleinden.

De rechten van betrokkenen worden beschreven op de www.unamur.be/fr/vie-privee pagina. Het eerste contactpunt hiervoor is de afdeling die verantwoordelijk is voor het beheer van de ranglijst (qualité@unamur.be).