Informatieblad over fondsenwerving

De Universiteit van Namen verzamelt en gebruikt persoonsgegevens van personen die geïnteresseerd zijn in activiteiten en daaraan willen bijdragen of eraan willen deelnemen. Deze activiteit maakt meer in het algemeen deel uit van het ontwikkelingsbeheer dankzij de giften die de Universiteit van Namen vraagt en waarvan ze profiteert om haar activiteiten en projecten uit te voeren.

In het kader van deze activiteit verwerkt de Universiteit van Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Door de overheid toegekende identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: NISS, paspoortnummer, identiteits-/verblijfskaartnummer, nationaal register of nationaal register bisnummer, rijbewijsnummer, nummerplaat ...].
• Bankgegevens en financiële gegevens van natuurlijke personen [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: bankrekeningnummer, IBAN-code, btw-gegevens ...]
• Betalingsgegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot een transactie, bedrag, datum van betaling, debiteur, crediteur, doel van de transactie ...]
• Inschrijvingsgegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: datum van inschrijving, doel van inschrijving ...].
• Gegevens met betrekking tot het bewaren van bewijzen van toestemming of machtiging [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: data van machtiging, doel ...]
• Gegevens met betrekking tot gedane donaties (bedrag, datum, context van de donatie ...)
• Gegevens vermeld op belastingcertificaten (serienummers, belastingjaar ...).

Deze gegevens worden gebruikt om:

• Inzamelingsacties voor donaties te beheren;
• Giften ten gunste van de Universiteit van Namen te registreren en te volgen;
• Correspondentie met donateurs en alumni te voeren om informatie over de resultaten van de Universiteit van Namen en haar activiteiten te delen met als doel hen aan te moedigen bij te dragen aan of deel te nemen aan de activiteiten van de Universiteit van Namen.
• De contactgegevens bijwerken van donateurs die al een schenking hebben gedaan en hun voorkeuren op het vlak van communicatie;
• Boekhoudkundige handelingen en belastingaangiften met betrekking tot schenkingen uitvoeren;

Als universiteit met een missie van wetenschappelijk onderzoek en het ontwikkelen van diensten voor de gemeenschap, zijn wij van mening dat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij werkzaamheden ter ondersteuning van onze activiteiten door het organiseren van donatiecampagnes en het onderhouden van een band met onze donateurs. Bovendien zijn we wettelijk verplicht om, zodra een donateur een verzoek indient, een belastingcertificaat af te geven dat wettelijk bepaalde informatie bevat en de verwerking van de gegevens van de donateur met zich meebrengt.

• De activiteit van het beheren van de inzameling van donaties wordt uitgevoerd op basis van een gerechtvaardigd belang van de universiteit (artikel 6, lid 1, onder f), van de RGPD), dat bestaat uit het kunnen inzamelen van donaties om projecten te financieren die door de universiteit worden ondersteund of uitgevoerd.
• De contactgegevens kunnen worden hergebruikt voor het verzenden van mededelingen over andere inzamelingsacties van donaties door de Universiteit van Namen of informatie over projecten en activiteiten die dankzij donaties worden uitgevoerd. Dit valt onder een gerechtvaardigd belang van de Universiteit (artikel 6, lid 1, onder f) van de RGPD) om de promotie van de activiteiten van de Universiteit en de donatie-inzamelingsacties van de Universiteit te kunnen waarborgen.
• Het verzamelen en gebruiken van gegevens voor het beheer van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen in verband met de inzameling van donaties is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen of uit te voeren (artikel 6, lid 1, onder c), van de AVG). In het bijzonder heeft de Universiteit van Namen de wettelijke verplichting om een fiscaal attest af te geven dat wettelijk bepaalde informatie bevat en de verwerking van donateursgegevens met zich meebrengt (artikel 323/3 CIR 92).

De categorieën personen van wie gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Alumni
• Donateurs, begunstigers en sponsors
• Personen genoemd in de beschrijving van de activiteiten waarvoor een inzamelingsactie voor donaties wordt georganiseerd.

De gegevens die worden verwerkt, zijn afkomstig uit de volgende bron(nen):

• De betrokkene heeft ze zelf verstrekt
• De gegevens zijn gegenereerd door een activiteit van de betrokkene
• De gegevens zijn opgenomen in een universiteitsdatabase
• De gegevens zijn verstrekt door een derde partij of afkomstig uit een database van een derde partij: Identificatiegegevens kunnen worden verkregen bij de ECB voor het opstellen van belastingcertificaten met betrekking tot gedane donaties.

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door personen en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens vallen voornamelijk onder de volgende categorieën:

• Medewerkers van de administratieve afdelingen van de universiteit

Externe ontvangers van gegevens vallen onder de volgende categorieën

• Externe contractant die namens en in opdracht van de universiteit optreedt (zie ook de informatie op https://soutenir.unamur.be/fr-FR/privacy-policy)
• Boekhoudkundige en financiële instanties (banken, accountants)
• Universiteitsnotaris in verband met legaten
• Overheidsinstanties: Belastingdienst

De bewaartermijn wordt bepaald aan de hand van de volgende criteria:

• De noodzaak om gegevens te bewaren voor operationele doeleinden, afhankelijk van het doel waarvoor ze worden gebruikt.

De contactgegevens van donateurs worden bewaard ten behoeve van het bijhouden van donaties en het verzenden van informatie over het gebruik van donaties en activiteiten van UNamur.

Als een donateur of alumnus niet langer in de contactlijsten wenst te worden opgenomen, wordt hij of zij van de lijsten verwijderd.

• Het voldoen aan een of meer van de verplichte wettelijke bewaartermijnen die door de wetgeving worden opgelegd.

De gegevens in de boekhouding worden gedurende de wettelijke termijn bewaard.

De personen op wie de gegevensverwerking betrekking heeft, hebben rechten die staan beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Ze hebben met name het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van hun gegevens voor ongevraagde communicatie. Het eerste contactpunt hiervoor is de persoon die verantwoordelijk is voor sponsoring, donaties en legaten (morgane.belin@unamur.be).