Gestion de la collecte de dons (Fundraising)

L’Université de Namur recueille et utilise des données à caractère personnel de personnes intéressées dans les activités et qui souhaitent y contribuer ou y participer. Cette activité s'inscrit plus largement dans la gestion du développement grâce aux dons que l'Université de Namur sollicite et dont elle bénéficie pour la réalisation de ses activités et projets. 

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Identifiants attribués par les autorités publiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : NISS, numéro de passeport, numéro de la carte d’identité/de séjour, numéro de registre national ou de registre national bis, numéro de permis de conduire, plaque d’immatriculation…].
• Données bancaires et financières de personnes physiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro de compte bancaire, code IBAN, coordonnées TVA …]
• Données de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]
• Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription, objet de l’inscription …] 
• Données relatives à la conservation de la preuve d'une autorisation ou d'un consentement [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’autorisation, objet …]
• Données relatives aux dons effectués (montant, date, contexte du don …)
• Données mentionnées sur les attestations fiscales (numéros d'ordre, exercice d'imposition...)

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer les campagnes de collectes de dons ; 
• Enregistrer et assurer le suivi des dons qui sont effectués au bénéfice de l’Université de Namur ;
• Correspondre avec les donateurs et alumni pour partager des informations concernant les résultats de l’Université de Namur et ses activités dans le but de les encourager à contribuer ou à participer aux activités de l’Université de Namur.
• Gérer l’actualisation des coordonnées des donateurs ayant déjà effectué des dons et leurs préférences concernant les communications ; 
• Etablir et adresser les attestations fiscales aux donateurs ;
• Effectuer les opérations comptables et déclarations fiscales relatives aux dons.

En tant qu’université investie d’une mission de recherche scientifique et de développement de services à la collectivité, nous estimons avoir un intérêt légitime à œuvrer au soutien de nos activités en organisant des campagnes de dons et en maintenant un lien avec nos donateurs. Par ailleurs, dès lors qu’un donateur en fait la demande, nous avons l’obligation légale de lui délivrer une attestation fiscale qui contient des mentions définies légalement et implique un traitement des données du donateur.

• L’activité de gestion de la collecte des dons est menée sur la base d’un intérêt légitime de l’Université (article 6, 1, f) du RGPD) qui consiste à être en mesure de récolter des dons pour le financement de projets soutenus ou menés par l'Université.
• Les données de contact sont susceptibles d'être réutilisées pour adresser des communications concernant d'autres campagnes de collectes de dons par l'Université de Namur ou des informations sur les projets et activités réalisées grâce aux dons. Cela relève d'un intérêt légitime de l'Université (article 6, 1, f) du RGPD) d'être en mesure d’assurer la promotion des activités organisées à l’Université et des campagnes de collectes de dons menées par l’Université. 
• La collecte et l’utilisation de données pour la gestion des obligations fiscales et comptables en lien avec la collecte de dons est nécessaire pour exécuter ou se conformer à une obligation légale (article 6, 1, c) du RGPD). En particulier, l'Université de Namur a l’obligation légale de délivrer une attestation fiscale qui contient des mentions définies légalement et implique un traitement des données du donateur (article 323/3 CIR 92).

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Alumni
• Donateurs, mécènes et sponsors
• Personnes mentionnées dans la description des activités pour lesquelles une campagne de collecte de dons est organisée.

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont générées par une activité de la personne
• Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
• Les données sont fournies par un tiers ou proviennent d’une base de données de tiers : Les données d'identification peuvent être obtenues dans la BCE pour l'établissement d'attestations fiscales relatives à des dons effectués. 

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel des services administratifs de l’Université

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes

• Prestataire externe agissant pour le compte et sur les instructions de l'Université (voir également l’information disponible sur https://soutenir.unamur.be/fr-FR/privacy-policy)
• Organismes comptables et financier (Banques, Réviseur)
• Notaire de l’Université dans le cadre des legs
• Entités du Service public : Administration fiscale

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants :

• la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 

Les données de contact des donateurs sont conservées pour le suivi des dons et la transmission d’informations relatives à l’utilisation des dons et à des activités de l'UNamur.

Si un donateur ou alumni ne souhaite plus être repris dans les listes de contacts, il est supprimé des listes.

• le respect d'un ou de différents délais de conservation légale obligatoires imposés par la législation.

Les données figurant dans la comptabilité sont conservées pendant la durée légale.

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Elles disposent en particulier d’un droit d’opposition pour l’utilisation des données à des fins de communications non sollicitées. La première de personne de contact pour ce faire est la responsable mécénat, dons et legs (morgane.belin@unamur.be).