Beheer van het opzetten van onderzoeksprojecten

In het kader van deze activiteit verwerkt de Universiteit van Namen gegevens in de volgende categorieën:

• Algemene identificatiegegevens [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: naam, voornaam, postadres, e-mailadressen, kopie identiteitskaart, pasfoto, telefoonnummer ...]
• Gegevens over persoonlijke kenmerken [categorie waarin de volgende soorten gegevens zijn gegroepeerd: geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, burgerlijke staat en nationaliteit, verblijfsstatus in België, moedertaal, gesproken talen, bezit rijbewijs ...]
• Gezinsstatusgegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: burgerlijke staat, gegevens met betrekking tot ouders, voogden en echtgenoten, samenstelling van het huishouden, kinderen ...]
• Academische gegevens van de docent [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot cursusopdrachten, onderwijstaken, taken als promotor of lid van scriptiejury ...]
• Gegevens met betrekking tot beroepservaring en vaardigheden[categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: CV, taalvaardigheden, eerdere ervaring, referenties...]
• Professionele gegevens [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot beroep of beroepsactiviteiten, functie in een entiteit buiten de universiteit, professionele affiliaties...]
• Gegevens met betrekking tot educatieve en academische achtergrond [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot de academische loopbaan, jaarprogramma van de student - gevolgde onderwijseenheden -, cijfers, studiepunten, onderscheidingen, behaalde diploma's, land van afgifte van diploma('s), adviezen van selectiecommissies, tuchtrechtelijke beslissingen en beroepen, werk aan het einde van de studie, afgeronde stages...]
• Gegevens met betrekking tot het dienstverband [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: werkgever, titel van beklede functie, rang, status [academisch, wetenschappelijk, ATG], stroom binnen status, werknemersstatus, type arbeidsovereenkomst, geldigheidsduur contract, werkafspraken, bezettingsgraad, aanstellingsbesluiten, eerdere functies ...]
• Identificatoren toegewezen door de overheid [categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: NISS, paspoortnummer, identiteits-/verblijfskaartnummer, nationaal register of nationaal register bisnummer, rijbewijsnummer, nummerplaat...]
• Gegevens met betrekking tot de exploitatie van onderzoek [categorie waarin de volgende soort gegevens zijn gegroepeerd: gegevens met betrekking tot onderzoekscontracten, publicaties door leden van de academische gemeenschap, toegekende prijzen en onderscheidingen, deelname aan wedstrijden, diensten aan de gemeenschap...]
• Gegevens met betrekking tot interne en externe mandaten [categorie waarin het volgende type gegevens is gegroepeerd: gegevens met betrekking tot mandaten in de verschillende organen van de universiteit, in andere instellingen, aanvragen voor mandaten ...]

Deze gegevens worden gebruikt om:

• Handhaven van de samenstelling van onderzoeksprojectdossiers volgens de door de financieringsinstanties opgelegde regels
• Handhaven van de selectie van onderzoeksprojecten
• Handhaven van de samenstelling van selectiecommissies voor onderzoeksprojecten
• Handhaven van het zoeken naar externe beoordelaars van onderzoeksprojecten
• Handhaven van het zoeken naar financieringsbronnen voor onderzoeksprojecten
• Opstellen van activiteitenrapporten op verzoek van de financieringsinstanties

De verwerkingsactiviteit wordt uitgevoerd omdat deze noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang die verband houdt met onderzoek (artikel 6, lid 1, onder e), van de AVG). Het Landschapsdecreet noemt als een van de missies van de universiteit het deelnemen aan individueel of collectief onderzoek, innovatie of creatieve activiteiten, en daarmee het waarborgen van de ontwikkeling, het behoud en de overdracht van kennis en cultureel, artistiek en wetenschappelijk erfgoed. Hulp bij het opzetten van projecten is nodig om deze missie te bereiken.

Bij het nastreven van bovengenoemde doeleinden is de Universiteit Namen ook verplicht gegevens te verwerken die onder de volgende bijzondere categorieën vallen:

• Gegevens met betrekking tot de lichamelijke gezondheid
• Gegevens die voorkomen op een door een gezondheidswerker opgesteld attest (moederschap, erkenning van een handicap, gezondheidsverklaring)

De verwerking van gegevens die onder deze speciale categorie vallen, wordt gerechtvaardigd door het feit dat deze noodzakelijk is om te voldoen aan de verplichtingen en om de rechten uit te oefenen die specifiek zijn voor de Universiteit van Namen of de betrokkene op het gebied van arbeidsrecht, sociale zekerheid en sociale bescherming (artikel 9, lid 2, onder b), van de RGPD).

De gegevens worden alleen verwerkt voor zover ze nodig zijn om een volledig dossier in te dienen bij de subsidieverstrekker.

De categorieën personen van wie de gegevens worden verwerkt ten behoeve van de activiteit zijn de volgende:

• Bewerkers
• Vroegere medewerkers
• Externe belanghebbenden bij onderzoek
• Leden van partnerverenigingen of -organisaties
• Onderzoekers FNRS
• Kandidaten voor een functie of functie
• Familieleden of andere personen die de betrokkene kent
• Dokters
• Externe adviseurs
• Onderaannemers
• Familieleden of andere personen die de betrokkene kent
• Familieleden of andere personen die de betrokkene kent
• Dokters
• Externeadviseurs
• Onderaannemers
• Juryleden

De gegevens die worden verwerkt, zijn afkomstig van de volgende bron(nen):

• Degene die de gegevens heeft verstrekt

De gegevens worden uitsluitend verwerkt door medewerkers en afdelingen van de universiteit ten behoeve van de uitvoering van de activiteit. Interne ontvangers van gegevens behoren voornamelijk tot de volgende categorieën:

• Medewerkers van de administratieve diensten van de universiteit
• Medewerkers van faculteiten en afdelingen
• Medewerkers van onderzoeksinstituten en -centra
• Medewerkers van de afdeling personeelszaken
• Leden van universitaire organen (rector, raad van bestuur, rectorale raad, algemene vergadering, ...)

Externe ontvangers van gegevens behoren tot de volgende categorieën:

• Donoren of entiteiten die gemandateerd zijn om het gebruik van fondsen of subsidies te controleren

Wanneer de donor dit verlangt om het gebruik van fondsen te verifiëren, worden ondersteunende gegevens met betrekking tot gesubsidieerde activiteiten aan de donor verstrekt. Dit kunnen ook gegevens zijn over de begunstigden van deze activiteiten. In alle andere gevallen worden de rapportagegegevens geanonimiseerd (geaggregeerde statistieken) voordat ze aan de subsidieverstrekkers worden doorgegeven.

• Externe auditors
• Onderwijspartners
• Externe contractanten
• Overheidsinstellingen
• Onderzoekspartners
• Onderzoekscentra en laboratoria
• Adviseurs, met name in het kader van opdrachten die de universiteit heeft gegeven met betrekking tot projectontwikkeling

De bewaartermijn wordt bepaald rekening houdend met de noodzaak om de gegevens te bewaren voor operationele doeleinden in overeenstemming met het doel van het gebruik ervan, in het bijzonder de termijnen die door financiers worden opgelegd om audits mogelijk te maken

In het kader van de verwerkingsactiviteit, kan de Universiteit van Namen persoonsgegevens doorgeven buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (EER), namelijk naar het grondgebied van Groot-Brittannië in het kader van contracten met onderaannemers of naar financiers buiten het grondgebied van de EER.

Deze doorgiften vinden, afhankelijk van het geval, plaats onder dekking van de volgende gronden of garanties:

• De doorgifte vindt plaats naar een of meer van de landen die door de Europese Commissie zijn erkend als landen die een passend beschermingsniveau bieden
• De doorgifte is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst tussen de betrokkene en de Universiteit of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op verzoek van de betrokkene zijn genomen

Degene op wie de gegevensverwerking betrekking heeft, heeft rechten die worden beschreven op de pagina www.unamur.be/fr/vie-privee. Om deze rechten uit te oefenen, kan de betrokkene contact opnemen met (secretariat.adre@unamur.be) of met de functionaris voor gegevensbescherming (dpo@unamur.be).