Notice relative au traitement des données relatives à la gestion du montage de projets de recherche

Le service de l’ADRE de l’Université de Namur offre, via son équipe Financement, un soutien dans l'élaboration d'un projet de recherche (montage du projet, support administratif, recherche de financements) ou d'une offre de marché public pour un projet de recherche. Dans le contexte de cette activité, l’Université traite des données à caractère personnel des différents intervenants. 

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
• Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]
• Données académiques de l’enseignant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux attributions de cours, de charges pédagogiques, aux charges de promoteurs ou membre de jury de thèse…]
• Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]
• Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]
• Données relatives au parcours scolaire et académique [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
• Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : employeur, titre de la fonction occupée, grade, statut [académique, scientifique, ATG], filière au sein du statut, statut de salarié, type de contrat de travail, durée de validité du contrat, régime de travail, taux d’occupation, décisions de nomination, fonctions antérieures …]
• Identifiants attribués par les autorités publiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : NISS, numéro de passeport, numéro de la carte d’identité/de séjour, numéro de registre national ou de registre national bis, numéro de permis de conduire, plaque d’immatriculation…]
• Données relatives à la valorisation de la recherche [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux contrats de recherches, aux publications des membres de la communauté universitaire, aux prix et récompenses décernés, à la participation à des concours, à des services à la collectivité…]
• Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer la constitution des dossiers de projets de recherche selon les règles imposées par les bailleurs de fonds
• Gérer la sélection des projets de recherche
• Gérer la constitution de comité de sélection de projets de recherche
• Gérer la recherche d'évaluateurs externes de projets de recherche
• Gérer la recherche de sources de financement des projets de recherche
• Etablir les rapports d'activités demandés par les bailleurs de fonds

L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD). Le Décret Paysage inclut dans les missions de l'Université celle de participer à des activités individuelles ou collectives de recherche, d'innovation ou de création, et assurer ainsi le développement, la conservation et la transmission des savoirs et du patrimoine culturel, artistique et scientifique. L'aide au montage de projet est nécessaire pour la réalisation de cette mission.

Dans le cadre de la poursuite des finalités précitées, l'Université de Namur est également amenée à traiter des données relevant des catégories particulières suivantes :

• Données relatives à la santé physique
• Données figurant sur une attestation établie par un professionnel de la santé (maternité, reconnaissance d'un handicap, attestation de santé)

Le traitement des données relevant de cette catégorie particulière se justifie du fait qu'il est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres à l’Université de Namur ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale (article 9, 2, b) du RGPD).

Les données ne sont traitées que dans la mesure où elles sont nécessaires pour introduire un dossier complet auprès du bailleur de fonds.

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Membres du personnel
• Anciens membres du personnel
• Acteurs externes de la recherche
• Membres d’associations ou d’organisations partenaires
• Chercheurs FNRS
• Candidats à un poste ou à une fonction
• Membres de la famille ou personnes renseignées de la personne concernée
• Doctorants
• Consultants externes
• Sous-traitants
• Membres d'un jury

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel des services administratifs de l’Université
• Le personnel des facultés et départements
• Le personnel des Instituts et centres de recherches
• Le personnel du service des ressources humaines
• Les membres des organes de l’Université (Recteur, CA, Conseil Rectoral, AG,…)

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:

• Bailleurs de fonds ou entités mandatées pour le contrôle de l'utilisation de fonds ou de subsides

Lorsque le bailleur de fonds l'exige à des fins de vérification de l'utilisation des fonds, les données justificatives relatives aux activités subventionnées lui sont communiquées. Il peut s'agir de données relatives aux bénéficiaires de ces activités. Dans tous les autres cas, les données de reporting sont rendues anonymes (statistiques agrégées) avant d'être communiquées aux organismes de financement.

• Auditeurs externes
• Partenaires enseignement
• Prestataires externes
• Entités du Service public
• Partenaires de la recherche
• Centres et laboratoires de recherches
• Consultants, notamment dans le cadre de missions confiées par l’Université en matière de montage de projets

La durée de conservation est déterminée en tenant compte de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation, en particulier les délais imposés par les bailleurs de fonds pour permettre des audits

Dans le contexte de l'activité de traitement, l’Université de Namur est susceptible de transférer de données à caractère personnel hors du territoire de l’Espace Economique Européen (EEE), à savoir vers le territoire de la Grande Bretagne dans le cadre de contrats de sous-traitants ou vers des bailleurs de fonds situés hors du territoire de l'EEE.

Ces transferts ont lieu, selon les cas, sous le couvert des motifs ou garanties suivantes :

• Le transfert a lieu vers un ou plusieurs des pays qui ont été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat
• Le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre la personne et l’Université ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter (secretariat.adre@unamur.be) ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).