Autres financements
De nombreux appels (bilatéraux) sont lancés régulièrement et incluent un financement de la mobilité.
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Contacts du Département de physique
Direction
Pierre LOUETTE
Directeur du département de physique
+32 (0)81 72 45 89
direction.physique@unamur.be
Anne-Catherine HEUSKIN
Secrétaire académique (bachelier)
+32 (0)81 72 54 77
anne-catherine.heuskin@unamur.be
Francesca CECCHET
Secrétaire académique (master)
+32 (0)81 72 54 88
francesca.cecchet@unamur.be
Secrétariat
Annick BONMARIAGE
Secrétaire
+32 (0)81 72 45 32
secretariat.physique@unamur.be
Evelyne BOCA
Secrétaire
+32 (0)81 72 54 44
secretariat.physique@unamur.be
Jeanick PIGNOLET
Secrétaire
+32 (0)81 72 45 32
secretariat.physique@unamur.be
Les membres du Département de physique dans l'annuaire des entités
En savoir plus sur le Département de physique
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Accueil
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Les études en physique
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La recherche en physique
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Le service à la société au Département de physique
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Contact du Département sciences, philosophie et société
Direction
Olivier SARTENAER
Directeur du département de sciences, philosophies et sociétés
+32 (0)81 72 41 12
olivier.sartenaer@unamur.be
Véronique OROSE
Secrétaire
+32 (0)81 72 41 65
veronique.orose@unamur.be
En savoir plus sur le Département sciences, philosophie et société
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Accueil
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La recherche
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Le service à la société
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Les vidéos
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La mobilité
Chaque année de nombreux étudiants et chercheurs internationaux viennent à l’Université de Namur pour étudier, effectuer des recherches ou enseigner. Le Service des relations internationales (SRI), en collaboration avec d’autres services de l’Université de Namur, accompagne plusieurs de ces visiteurs dans leurs démarches.
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En pratique
Située au centre de la capitale wallonne, l'Université de Namur est facilement accessible, notamment à pied ou grâce aux transports en commun. Elle met également à disposition de nombreux locaux de différentes tailles pour accueillir tout type d'activités.
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Notice d’information relative à la gestion du montage de projets de recherche
Contexte
Le service de l’ADRE de l’Université de Namur offre, via son équipe Financement, un soutien dans l'élaboration d'un projet de recherche (montage du projet, support administratif, recherche de financements) ou d'une offre de marché public pour un projet de recherche. Dans le contexte de cette activité, l’Université traite des données à caractère personnel des différents intervenants.
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]Données académiques de l’enseignant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux attributions de cours, de charges pédagogiques, aux charges de promoteurs ou membre de jury de thèse…]Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]Données relatives au parcours scolaire et académique [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : employeur, titre de la fonction occupée, grade, statut [académique, scientifique, ATG], filière au sein du statut, statut de salarié, type de contrat de travail, durée de validité du contrat, régime de travail, taux d’occupation, décisions de nomination, fonctions antérieures …]Identifiants attribués par les autorités publiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : NISS, numéro de passeport, numéro de la carte d’identité/de séjour, numéro de registre national ou de registre national bis, numéro de permis de conduire, plaque d’immatriculation…]Données relatives à la valorisation de la recherche [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux contrats de recherches, aux publications des membres de la communauté universitaire, aux prix et récompenses décernés, à la participation à des concours, à des services à la collectivité…]Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]Ces données sont utilisées pour :Gérer la constitution des dossiers de projets de recherche selon les règles imposées par les bailleurs de fondsGérer la sélection des projets de rechercheGérer la constitution de comité de sélection de projets de rechercheGérer la recherche d'évaluateurs externes de projets de rechercheGérer la recherche de sources de financement des projets de rechercheEtablir les rapports d'activités demandés par les bailleurs de fonds
Base de licéité du traitement de données
L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD). Le Décret Paysage inclut dans les missions de l'Université celle de participer à des activités individuelles ou collectives de recherche, d'innovation ou de création, et assurer ainsi le développement, la conservation et la transmission des savoirs et du patrimoine culturel, artistique et scientifique. L'aide au montage de projet est nécessaire pour la réalisation de cette mission.
Traitement de données particulières
Dans le cadre de la poursuite des finalités précitées, l'Université de Namur est également amenée à traiter des données relevant des catégories particulières suivantes :Données relatives à la santé physiqueDonnées figurant sur une attestation établie par un professionnel de la santé (maternité, reconnaissance d'un handicap, attestation de santé)Le traitement des données relevant de cette catégorie particulière se justifie du fait qu'il est nécessaire aux fins de l'exécution des obligations et de l'exercice des droits propres à l’Université de Namur ou à la personne concernée en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale (article 9, 2, b) du RGPD).Les données ne sont traitées que dans la mesure où elles sont nécessaires pour introduire un dossier complet auprès du bailleur de fonds.
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :Membres du personnelAnciens membres du personnelActeurs externes de la rechercheMembres d’associations ou d’organisations partenairesChercheurs FNRSCandidats à un poste ou à une fonctionMembres de la famille ou personnes renseignées de la personne concernéeDoctorantsConsultants externesSous-traitantsMembres d'un jury
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :La personne elle-même les a fournies
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :Le personnel des services administratifs de l’UniversitéLe personnel des facultés et départementsLe personnel des Instituts et centres de recherchesLe personnel du service des ressources humainesLes membres des organes de l’Université (Recteur, CA, Conseil Rectoral, AG,…)Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:Bailleurs de fonds ou entités mandatées pour le contrôle de l'utilisation de fonds ou de subsidesLorsque le bailleur de fonds l'exige à des fins de vérification de l'utilisation des fonds, les données justificatives relatives aux activités subventionnées lui sont communiquées. Il peut s'agir de données relatives aux bénéficiaires de ces activités. C’est notamment le cas pour l’usage de fonds pour le montage de projet ou l’organisation d’activités, et dont le contrôle qualité est assuré par Wallonie Entreprendre. Cette dernière requiert que l’UNamur lui communique les coordonnées des bénéficiaires indirects de ces fonds (telle une entreprise bénéficiant d’un montage de projet de recherche ou des personnes assistant à un séminaire organisé par l’UNamur grâce à ces fonds). Pour plus d’informations, consultez la politique de protection des données de Wallonie Entreprendre décrivant les traitements de données qu’elle effectue sur les données des bénéficiaires indirects de ces fonds.Dans tous les autres cas, les données de reporting sont rendues anonymes (statistiques agrégées) avant d'être communiquées aux organismes de financement.Auditeurs externesPartenaires enseignementPrestataires externesEntités du Service publicPartenaires de la rechercheCentres et laboratoires de recherchesConsultants, notamment dans le cadre de missions confiées par l’Université en matière de montage de projets
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en tenant compte de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation, en particulier les délais imposés par les bailleurs de fonds pour permettre des auditsDans le contexte de l'activité de traitement, l’Université de Namur est susceptible de transférer de données à caractère personnel hors du territoire de l’Espace Economique Européen (EEE), à savoir vers le territoire de la Grande Bretagne dans le cadre de contrats de sous-traitants ou vers des bailleurs de fonds situés hors du territoire de l'EEE.Ces transferts ont lieu, selon les cas, sous le couvert des motifs ou garanties suivantes :Le transfert a lieu vers un ou plusieurs des pays qui ont été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquatLe transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre la personne et l’Université ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter (secretariat.adre@unamur.be) ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).
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Notice d’information relative à la gestion administrative des contrats de recherche
Contexte
L'Université de Namur, au travers de l’Administration de la Recherche (ADRE), centralise la gestion administrative des contrats de recherche, ce qui implique la collecte, le partage et la conservation des données à caractère personnel des personnes qui participent à la négociation du contrat ainsi que de celles qui sont porteurs ou acteurs du projet de recherche. Ces projets peuvent impliquer des étudiants.
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes : Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : employeur, titre de la fonction occupée, grade, statut [académique, scientifique, ATG], filière au sein du statut, statut de salarié, type de contrat de travail, durée de validité du contrat, régime de travail, taux d’occupation, décisions de nomination, fonctions antérieures …]Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]Données relatives au remboursement de frais [date et objet des dépenses, justificatifs …]Ces données sont utilisées pour :Gérer la collecte des données nécessaires à la négociation et la conclusion du contrat de rechercheGérer la signature, la conservation et l'archivage des contrats de recherche
Base de licéité du traitement de données
L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e du RGPD). Le Décret Paysage inclut dans les missions de l'Université celle de participer à des activités individuelles ou collectives de recherche, d'innovation ou de création, et assurer ainsi le développement, la conservation et la transmission des savoirs et du patrimoine culturel, artistique et scientifique. La conclusion de contrats de recherches est nécessaire pour la réalisation de cette mission.
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :Membres du personnelAnciens membres du personnelChercheurs FNRSCandidats à un poste ou à une fonctionÉtudiants inscritsActeurs externes de la rechercheMembres d’associations ou d’organisations partenairesDonateurs et mécènesMembres du personnel d’un prestataire externe
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :La personne elle-même les a fourniesLes données sont générées par une activité de la personneLes données sont reprises dans une base de données de l’Université
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes : Le personnel des services administratifs de l’UniversitéLe personnel des facultés et départementsLe personnel des Instituts et centres de recherchesLes membres des organes de l’Université (Recteur, CA, Conseil Rectoral, AG,…)Le personnel du service des ressources humaines Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :Bailleurs de fondsEntités du Service publicPrestataires externesOrganismes comptables et financierAuditeurs externesPartenaires enseignementPartenaires du contrat de rechercheCentres et laboratoires de recherches
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en tenant compte de :la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.la nécessité de conserver des données à des fins de preuve pour pouvoir se défendre en justice jusqu’à l'échéance d'un délai de prescription.Dans le contexte de l'activité de traitement, l’Université de Namur est susceptible de transférer de données à caractère personnel hors du territoire de l’Espace Economique Européen (EEE), à savoir vers le territoire de la Grande Bretagne dans le cadre de contrats de sous-traitants ou vers des bailleurs de fonds situés hors du territoire de l'EEE.Ces transferts ont lieu, selon les cas, sous le couvert des motifs ou garanties suivantes :Le transfert a lieu vers un ou plusieurs des pays qui ont été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquatLe transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre la personne et l’Université ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter (secretariat.adre@unamur.be) ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).
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Notice d’information relative à la gestion des activités de formation et de sensibilisation en matière de recherche
Contexte
L’Administration de la Recherche (ADRE) de l’Université de Namur met en place des activités de formation et de sensibilisation sur des thématiques de la recherche. Ceci implique l'envoi de communications et l'organisation de formations.
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]Données professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la profession ou aux activités professionnelles, à la fonction dans une entité extérieure à l’Université, affiliations professionnelles…]Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription, objet de l’inscription …] Données relatives à une attestation de présence ou de participation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’attestation, objet …]Données liées à la prise de sons, de photographies ou de vidéos [catégorie regroupant le type de données suivantes hors images de vidéosurveillance et photo d’identité: enregistrements, métadonnées associées aux enregistrements ... ]Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]Données relatives à la valorisation de la recherche [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux contrats de recherches, aux publications des membres de la communauté universitaire, aux prix et récompenses décernés, à la participation à des concours, à des services à la collectivité…]Données telle que décrites ci-dessous :Statut étudiant / membre du personnelAppartenance à un secteur de recherchesAffiliation aux Instituts de recherchesCes données sont utilisées pour :Gérer l'envoi de communications concernant la recherche aux membres de la communauté universitaire et aux personnes externes à l'UniversitéGérer l'inscription à des formations organisées par l'ADREGérer l'organisation des formations (sélection des formateurs ...) Etablir des statistiques de reporting destinées aux bailleurs de fonds qui octroient à un financement pour ces activitésEvaluer la qualité des formations et activités organisées par l'ADRE
Base de licéité du traitement de données
L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD).
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :Membres d’une liste de diffusionParticipants à un évènement ou à une réunionÉtudiants inscritsActeurs externes liés à l'enseignement et à la formationActeurs externes de la rechercheMembres du personnel
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :La personne elle-même les a fourniesLes données sont reprises dans une base de données de l’Université
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :Le personnel des services administratifs de l’UniversitéAdministration de la communication Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes : Bailleurs de fondsLorsque cela est exigé par le bailleur de fonds à des fins de vérification de l'utilisation des fonds, des données justificatives relatives aux activités subsidiées sont communiquées à ces derniers. Il peut s'agir de données concernant les participants à ces activités (nom, prénom, adresse). Dans tous les autres cas, les données de reporting sont rendues anonymes (statistiques agrégées) avant d'être communiquées aux bailleurs de fonds.Prestataires externes (pour des services prestés par ces prestataires en qualité de sous-traitants au sens du RGPD, par exemple pour la gestion des mailing).
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en tenant compte de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.Les données doivent être conservées à des fins d'audit par les bailleurs de fonds.
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter (secretariat.adre@unamur.be) ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).
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Notice d’information relative à la gestion du dépôt institutionnel
Contexte
L’Université de Namur a mis en place un dépôt institutionnel destiné aux membres de la communauté universitaire actifs dans la recherche afin de pouvoir enregistrer des données de la recherche. Cela inclut les données de publications et les données touchant de manière plus générale aux activités scientifiques (telles les conférences) et de recherches (projets de recherche). Sont également enregistrés les mémoires de fin d’études d’étudiants et les thèses de doctorat défendues à l’Université de Namur.Le principal outil informatique de dépôt institutionnel est l’application PURE© hébergée sur les serveurs de l’Université. Il permet notamment l’encodage, la mise à jour, la consultation, la représentation graphique et l’exportation de données relatives au chercheur (publication d’un profil du chercheur) et à la recherche (activités et publications).
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]Identifiants attribués par l'Université [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]Données d'identification auprès d'un organisme tiers (Identifiant Orcid)Données relatives au parcours scolaire et académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, notes, crédits, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]Données relatives aux mandats internes et externes [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mandats dans les différents organes de l’Université, dans d’autres institutions, candidatures aux mandats …]Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]Données académiques de l’enseignant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux attributions de cours, de charges pédagogiques, aux charges de promoteurs ou membre de jury de thèse…]Données relatives à la valorisation de la recherche [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux contrats de recherches, aux publications des membres de la communauté universitaire, aux prix et récompenses décernés, à la participation à des concours, à des services à la collectivité…]Données de connexion et de journalisation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et heures de connexion, type d’opération réalisée, identifiant utilisateur, adresses IP, type de données accédées …]Données d’authentification [catégorie regroupant le type de données suivantes : log in, mots de passe, date de modification de mot de passe, token …]Données liées aux ressources informatiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : données liées aux comptes utilisateurs, aux communications électroniques, à l’usage des applications et logiciels, à l’utilisation des outils de stockage dans les ressources informatiques mis à disposition …]Ces données sont utilisées pour :Gérer la conservation des mémoires/thèses et publications scientifiques dont les membres de la communauté universitaire sont auteurs, co-auteurs ou promoteursGérer la mise à disposition d’informations sur les activités de recherche à l’Université de NamurGérer la valorisation des activités de recherches menées au sein de l'Université de Namur, ce qui inclut l’utilisation de données permettant l’objectivation des activités de recherches aux fins de l’obtention de subventions de tiersGérer la mise à disposition d'indicateurs statistiques pour l’aide à la décision en lien avec la gestion de la rechercheGérer l’évaluation de la qualité de la rechercheGérer l'accès et l'utilisation de l'application informatique d'enregistrement des activités de la recherche (PURE©)
Base de licéité du traitement de données
L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public liée à la recherche (article 6, 1, e) du RGPD).Cette activité de traitement s'inscrit dans le cadre de la mission d'intérêt public qu'a l'Université de participer à des activités individuelles ou collectives de recherche, d'innovation ou de création, et d'assurer ainsi le développement, la conservation et la transmission des savoirs et du patrimoine culturel, artistique et scientifique (article 2, 2° du Décret Paysage).Le décret du 3 mai 2018 visant à l'établissement d'une politique de libre accès aux publications scientifiques (open access) prévoit plus spécifiquement que chaque institution d'enseignement supérieur est tenue d'avoir ou de se rattacher à une archive numérique institutionnelle permettant aux chercheurs qui en dépendent de s'acquitter de leur obligation de dépôt.L’Université de Namur a par ailleurs, dans le cadre de l’exercice de ses missions, une obligation de mettre en œuvre une démarche qualité.
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :Mandataires définitifs du FNRSMembres du personnelAnciens membres du personnelÉtudiants inscritsAnciens étudiantsActeurs externes de la rechercheMembres du personnel académiqueMembres du personnel scientifiqueCo-auteurs de publicationsEditeurs responsables
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :La personne elle-même les a fourniesLes données sont générées par une activité de la personne
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :Le personnel des services administratifs de l’UniversitéLe personnel des services de support informatiquesLes destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes : Les données de publication enregistrées dans le dépôt institutionnel sont libres d'accès.
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.le respect d'un ou de différents délais de conservation légale obligatoires imposés par la législationLes données reprises dans le dépôt institutionnel sont conservées indéfiniment.Les logs de connexion à l'application PURE© sont conservés pendant un délai de maximum 3 ans.
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter pure@unamur.be ou le délégué à la protection des données (dpo@unamur.be).Les membres de la communauté universitaire actifs dans la recherche peuvent accéder, modifier et encoder eux-mêmes dans PURE© des données de recherche. L’outil permet également l’exportation de données de manière structurée sous la forme de listes de publications à partir des données encodées dans PURE©.
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Notice d'information relative aux services des bibliothèques
Contexte
Pour la gestion de l'accès aux bibliothèques et à leurs ressources, l'Université de Namur traite des données à caractère personnel et utilise un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) mutualisé avec l'UCLouvain et l'Université Saint-Louis Bruxelles (USL-B), aujourd'hui fusionnées.
Personnes concernées par la présente information
Les personnes dont les données sont traitées en qualité de lecteur au sein des bibliothèques de la Bibliothèque Universitaire Moretus Plantin (BUMP) et de la Faculté de droit de l’Université de Namur (les « Bibliothèques ») relèvent des catégories suivantes :Les étudiants inscrits à l’Université de Namur Les membres du personnel de l’Université de NamurLes lecteurs des bibliothèques de L’UCLouvain et de l’USL-BLes autres personnes qui demandent une inscription et carte d’accès (annuelle ou pour une période limitée) aux Bibliothèques ou aux ressources de celles-ci (prêts interbibliothèques)
Utilisations des données des lecteurs
La création d’un profil lecteur des bibliothèques de l’Université de Namur et génération de la carte d’accèsFinalités et catégories de données traitées. L’Université de Namur utilise les catégories de données suivantes pour la création d’un profil de lecteur des Bibliothèques ouvrant le droit à l’accès aux locaux des Bibliothèques et à l’emprunt d’ouvrages aux conditions définies dans ses règlements :Données d'identification générales (nom, premier prénom et les autres prénoms, photographie, coordonnées …) Identifiants attribués par l’Université de Namur (eID, numéro de matricule étudiant …) Données caractéristiques personnelles (genre, date de naissance…)Catégorie de lecteur (extérieur, étudiant, membre du personnel)Données d’affiliation à une entité ou d’appartenance à un groupe donnant droit à des conditions d’accès particulières (par exemple, étudiant d’un autre établissement d’enseignement supérieur…)Données professionnelles (entité Université de Namur et catégories de membres du personnel (département, faculté, services - pour les membres du personnel…)Données académiques (référence à l'inscription BAC/Orientation pour les étudiants)Données associées à la carte de lecteur (numéro de carte, type de carte, date de début et date de fin de validité, QR code…)Données relatives au statut du lecteur (actif, désactivé, bloqué …) Données d’identification électroniquesCes données sont utilisées pour : La création et gestion des comptes lecteurs des BibliothèquesLa création et gestion des cartes d’accès aux Bibliothèquesd’accès à différents services accessoires (photocopie, impression, scan de documents) et la gestion des paiements y relatifs.La gestion des accès à des ressources disponibles en ligneLa gestion des accès aux ressources informatiques disponibles dans les BibliothèquesBase juridique du traitement. L’Université de Namur est investie de missions d’intérêt public en matière d’enseignement, de recherche et de services à la collectivité. Pour les besoins de l’exécution de ces missions, l’Université de Namur traite les données des membres de tous les membres du personnel et de tous les étudiants, ainsi que des personnes externes qui en font la demande pour ouvrir l’accès aux services des Bibliothèques (article 6, (1), e) du RGPD).Personnes ayant accès à ces données. Les données ne sont accessibles qu’au personnel informatique et au personnel des Bibliothèques pour la délivrance et la création des accès et des cartes. Certaines données sont intégrées dans le SIGB comme expliqué sous le point 2.Durée de conservation et effacement. Les données sont conservées tant que le lecteur est considéré comme actif et elles sont supprimées au plus tard 12 mois après la fin de l’activité de lecteur.
La gestion de l’accès aux Bibliothèques de l’Université de Namur, l’UCLouvain et l’USL-B L’Université de Namur, l’Université Catholique de Louvain et l’Université Saint-Louis Bruxelles collaborent pour offrir aux usagers bibliothèques des trois institutions l’accès aux locaux de bibliothèques et à la consultation et/ou au prêt des ouvrages de leurs bibliothèques. Pour ce qui concerne la gestion technique de l’identification des utilisateurs des ressources, les trois institutions utilisent un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) commun. Des données des lecteurs de ces trois Universités sont stockées dans ce SIGB. Chacune des Universités peut y accéder et les utiliser lorsqu’un lecteur d’une des deux autres Universités sollicite une carte d’accès ou un prêt.L’exploitation opérationnelle des données se fait toutefois sous la responsabilité propre de chaque Université (définition de la qualité de lecteur et octroi de ce statut, encodage des prêts et retours, définition des règles du prêt, des procédures de notification des échéances de prêts, gestion de non-restitution des ouvrages et de l’imposition des amendes de retard).Finalités et catégories de données traitées. Les trois institutions gèrent en commun le SIGB dans ses aspects techniques, en particulier pour ce qui concerne le système de connexion et de sécurisation.La finalité première du système est la création et la gestion de comptes lecteurs valables dans les trois institutions.Chacune des universités utilise les données contenues dans le SIGB sous sa propre responsabilité et selon leurs propres règles opérationnelles pour :La gestion des prêts et restitutions d’ouvrages des trois UniversitésLa gestion des amendes de retardL’exploitation du SIGB par les Universités recouvre :1. La création d’un compte lecteur. Cela implique l’importation de l’application interne de l’Université vers le SIGB des données suivantes des lecteurs :Données d'identification générales (nom et prénom, coordonnées …) Identifiant octroyé par l’UniversitéDonnées caractéristiques personnelles (genre, date de naissance …)Données associées à la carte de lecteur (numéro de carte, date de fin de validité) Catégorie de lecteur (extérieur, étudiant, membre du personnel)Statut du lecteurDonnées relatives à la carte de lecteur (numéro de la carte, date d’expiration de la carte)Ces données peuvent être consultées par le personnel des bibliothèques des trois institutions pour la gestion de l’accès aux ressources de leurs bibliothèques.La désactivation ou le blocage d’accès d’un lecteur implique la suspension de tout le service bibliothèque dans les trois Universités liées.A ces données sont associées les données d’emprunt. Le système permet le traitement des données suivantes :La fiche de l’exemplaire de l’ouvrage empruntéLa date de début de l’empruntLa date de retourLe delta de retardLe montant de l’amendeLe montant de l’amende payéLa date du paiementCes données peuvent être encodées et consultées par le personnel des bibliothèques des trois institutions pour la gestion des emprunts et de la restitution des ouvrages.Certaines des données du compte de lecteur sont également accessibles en ligne par le lecteur via des codes d’identification personnels.Le compte contient les données signalétiques du lecteur suivantes :Le nom et prénomLe genreLa date de naissanceL’adresse mail principaleL’adresse légale (sauf pour les membres du personnel : adresse de l’Université qui est leur employeur)Le numéro de la carteLa date d’expiration de la carteIdentifiant attribué par l’UniversitéCatégorie (extérieur, étudiant, membre du personnel)Les données d’emprunts (l’« historique des emprunts ») suivantes :La fiche de l’exemplaire de l’ouvrage empruntéLa fiche de l’exemplaire de l’ouvrage réservéLa date de début de l’empruntLa date de retourLe montant de l’amende non payé (calculé par le système)La date de retour attendu2. La création d’un historique des emprunts. Un processus de création d’un historique des emprunts dans lequel les données des lecteurs associées aux emprunts ne sont pas reprises est mis en place automatiquement. Cet historique des emprunts est mis à jour tous les jours et conservé indéfiniment, indépendamment de la conservation ou non d’un historique des emprunts liés à un compte lecteur. Ces données rendues anonymes sont utilisables par les Universités pour la gestion des emprunts (support d’information pour l’adaptation du contenu de l’offre d’exemplaires).3. La gestion de la sécurité et des connexions au SIGB et comptes lecteurs par ces derniers. La connexion via le web au SIGB se fait via le système d’authentification de chaque Université et moyennant les codes de connexion octroyés au lecteur par celle-ci.Le SIGB est hébergé sur le territoire européen par l’UCLouvain qui en assure la sécurisation.Dans ce contexte, les données d’identifications électroniques sont conservées à des fins de gestion de la sécurisation des accès aux données.Bases juridiques de traitements. Les Etablissements d’enseignement supérieur sont investis d’une mission d’intérêt public de soutien à l’enseignement, à la recherche et aux services à la collectivité (article 6, (1), e du RGPD) C’est dans ce contexte et pour les besoins de l’exécution de cette mission qu’un service bibliothèque est proposé.Pour les besoins de ces missions interviennent :L’activité de traitement lié à la création des profils de lecteurs et des comptes lecteurs (création et de gestion d’un SIGB)L’activité de traitement des données liées à la gestion des prêts (restitution et imposition des amendes) sous la responsabilité opérationnelle de chacune des UniversitésPersonnes ayant accès aux données. Les données sont traitées en interne par le personnel des bibliothèques et des services informatiques des universités. Délais de conservation et d’effacement. Les périodes de rétention minimum sont définies selon les critères suivants :Les données signalétiques sont conservées tant que le lecteur dispose d’une carte active dans au moins une des UniversitésPar défaut, l’historique des emprunts est conservé 1 an à partir de la date d’emprunt. Le lecteur peut toutefois, via son compte, activer la suppression de l’historique à tout momentLes données d’emprunts sont conservées tant que l’emprunt n’est pas clôturé par la restitution d’un ouvrage et le paiement du ou des amendes comptabilisées en cas de retard de restitutionUn nettoyage du SIGB avec suppression des données est mis en œuvre au moins une fois par an et sont effacées de la base de données, toutes les données des lecteurs : Pour lesquels il n’y a plus de carte d’accès active et pour lesquels il n’y a pas de prêt non clôturéPour lesquels il n’y a plus de carte est active et pour lesquels il y a un prêt non clôturé depuis plus de 5 ans à la date où le nettoyage est effectuéLes logs d’accès au SIGB sont conservés pendant un an
La gestion du respect du règlement des bibliothèques Finalités et catégories de données. L’accès aux locaux et l’utilisation des ressources y associées sont soumis au respect d’un règlement des bibliothèques.L’Université de Namur est susceptible de traiter les données du lecteur pour acter et faire appliquer les sanctions prévues par ce règlement en cas de manquement à celui-ci.Les catégories de données traitées dans ce cadre sont les suivantes :Données d’identification personnelle (nom, prénom) Informations circonstanciées sur la violation constatée (nature des faits, date …)Date et auteur du commentaire relatant l’incidentDonnées relatives à la sanctionStatut du lecteur (bloqué ou désactivé)Base juridique de traitement. L’Université de Namur est investie de missions d’intérêt public en matière d’enseignement, de recherche et de services à la collectivité. Pour les besoins de l’exécution de ces missions, l’Université de Namur traite les données des lecteurs pour gérer le respect du règlement des bibliothèques qui régit les conditions d’accès et d’utilisation des services des Bibliothèques (article 6, (1), e) du RGPD).Personnes ayant accès aux données. Les données peuvent être accédées par les membres du personnel des Bibliothèques de l’Université de Namur. Lorsque le lecteur est un étudiant de l’Université de Namur, le règlement des bibliothèques prévoit que des comportements contrevenant à ce règlement peuvent être transmis à la Commission de discipline pour une éventuelle sanction.Délai de conservation et d’effacement. Les données sont conservées un an après leur encodage et sont automatiquement effacées à l’expiration de ce délai.
La gestion de l’utilisation et du paiement des copies et impressions
Finalités et catégories de donnéesL’Université de Namur a mis en place une solution PaperCut de gestion des copies et des impressions réalisées via le matériel mis à disposition des lecteurs. Les lecteurs peuvent provisionner le compte pour payer certains services (photocopies, impressions…) en scannant leur carte d’accès ou d’étudiant. Cette solution est également utilisée par les membres du personnel pour l’usage des copieurs et imprimantes ainsi que la comptabilisation et la répercussion des coûts internes entre les entités de l’Université.Les données sont traitées pour :Gérer les comptes des utilisateurs spécifiques à la solution PaperCut ;Gérer l’utilisation de la solution de paiement ;Comptabiliser et répartir les coûts en interne ;Gérer les remboursements de soldes inutilisés ;Fournir un support informatique lié à l’utilisation de la solution.Les catégories de données traitées sont :Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, e-mail ...) Identifiants attribués par l’Université de Namur (numéro d’étudiant, matricule, eID, numéro de carte …) Données relatives à la carte d’accès (numéro, date d’expiration, ...).Données de paiement et mouvements de crédit et débit (montant, date, solde, créditeur, objet de la transaction, ...) Données relatives à la catégorie d’utilisateurs (étudiant, personnel, externe)Données relatives à l’usage des services (historique des impressions, …)Données d’authentification (log in, mots de passe, date de modification ...) Données liées aux ressources informatiques (compte utilisateur, statut du compte,…) Données de connexion et de journalisation (dates et heures de connexion, adresses IP, opérations réalisées ...) ;Données relatives à un incident informatique (date, nature, imputabilité ...)Base juridique de traitement.Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public liée à l’enseignement, à la recherche et aux services à la collectivité (article 6, 1, e) du RGPD). L’Université de Namur traite les données des membres du personnel, des étudiants et des personnes externes pour permettre l’accès aux services payants offerts.Personnes ayant accès aux données.Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :Le personnel des services administratifs de l’Université (personnel des Bibliothèques et service financierLe personnel des services de support informatiqueLes personnes ayant accès aux comptes internes (CPO) sur lesquels des coûts sont imputésDurées de conservation. Les données sont conservées tant que le compte utilisateur est actif. Le compte est supprimé un an après la désactivation de la carte d’accès. Le solde du compte est conservé jusqu’à un an après désactivation s’il n’est pas nul, afin de permettre un remboursement.
La gestion de l’utilisation des ressources informatiques des BibliothèquesFinalités et catégories de données. L’accès à des ressources, le cas échéant en ligne, peut impliquer le traitement de données des lecteurs lorsqu’ils utilisent les connexions au réseau internet de l’Université ainsi que les équipements informatiques mis à disposition des lecteurs des Bibliothèques. En particulier, l’accès à des ressources de tiers (bases de données de documentation) peut être subordonné à l’utilisation du réseau internet de l’Université de Namur ou d’un serveur Proxy, ce qui peut impliquer le traitement des données par l’Université de Namur dans le processus d’accès à ces services.L’Université de Namur traite des données pour permettre l’accès à ces ressources et à des fins de vérification des conditions d’utilisation des ressources, d’intervention technique, ainsi que pour faire respecter les Principes déontologiques relatifs à l'utilisation de l'outil informatique à l'Université de Namur.Les catégories de données traitées dans le cadre sont :Données d’identification personnelle (Nom, prénom)Identifiants attribués par l’Université de Namur (eId)Accès octroyés (Date de l’accès et de la révocation, ressources concernées …) Données de connexion (Logs …)Données d’authentification (Log in, mots de passe, date de modification de mot de passe, token, …)Adresses IPDonnées relatives à un incident informatique (Données relatives à des incidents liés à l’utilisation de ces ressources)Il est à noter que le lecteur se connecte à des services de tiers (bases de données de ressources documentaires) pour lesquels l’Université de Namur a obtenu une licence d’utilisation au bénéfice de ses lecteurs, les exploitants de ces bases de données traitent les données des utilisateurs de leurs services sous leur propre responsabilité et selon leurs propres politiques de traitements de données à caractère personnel.Base juridique de traitement. L’Université de Namur a un intérêt légitime à pouvoir gérer les accès à ses ressources informatiques et à ses équipements et à pouvoir assurer la sécurité des données qui résultent de l’application des principes de sécurité et de responsabilité prévus par le RGPD (article 6, (1), f du RGPD).Personnes ayant accès aux données. Les données peuvent être accédées les membres des équipes de support (cellule informatique de la BUMP et Service Informatique Universitaire).Durées de conservation. Les durées de conservation sont fonction de considérations organisationnelles (pour la gestion des droits d’accès selon le statut du lecteur (membre du personnel, étudiant, externe)), sécuritaires (la détection et remédiation à des incidents) et juridiques (période pendant laquelle l’Université de Namur peut être tenue de rendre des comptes concernant l’accès à des données).
Le contrôle d’accès et de la fréquentation des locauxFinalités et catégories de données. L’Université de Namur contrôle l’accès des usagers des locaux des Bibliothèques pour gérer l’accès aux locaux et aux ressources des Bibliothèques, d’une part, et assurer la sécurité des biens, des personnes et les lieux, d’autre part. L’Université de Namur utilise également les données d’accès pour communiquer après anonymisation, des indicateurs d’affluence de la fréquentation de ses locaux à Affluences (www.affluences.com). Les catégories de données traitées dans le cadre sont :Identifiant de la carte Date et heure d'entrée et de sortie Lieu (bibliothèque concernée) Statut de la carte (en ordre ou non)Portique utilisé et type de portique.Base juridique de traitement. L’Université de Namur a un intérêt légitime à pouvoir gérer les accès à ses locaux et ressources des Bibliothèques et à œuvrer à la sécurité des personnes, des biens et de lieux (article 6, (1), f du RGPD).Personnes ayant accès aux données. Les données peuvent être accédées par les membres des équipes de support (cellule informatique de la BUMP). Ces données peuvent également être communiquées à des responsables de la sécurité de l’Université de Namur ou des membres du service de gardiennage, aux intervenants (police, autorités judiciaires, …) en cas d’incident impactant la sécurité des personnes (identification de personnes restées dans le bâtiment (en cas d’incendie par exemple) ou en cas d’infraction.Durée de conservation. Les données sont conservées dans une base de données pendant 31 jours après la collecte et sont ensuite rendues anonymes (suppression du lien vers la personne, mais conservation du groupe, cursus et entité). Des logs d'accès sont conservés en local sur la machine faisant fonctionner le contrôle d'accès, et ce pendant 7 jours à des fins de diagnostic et de résolutions de problèmes techniques détectés lors du contrôle d'accès.
La réalisation de statistiquesFinalités et catégories de données. L’Université de Namur réalise des statistiques en lien avec l’usage qui est fait de ses infrastructures et ressources. Ces statistiques visent à pouvoir identifier les améliorations qui peuvent être apportées en termes d’offre de services dans tous ses aspects (accessibilité des ressources et locaux, nombre d’exemplaires d’ouvrages, …) ainsi que d’évaluer les besoins en termes d’allocation de ressources (personnel, investissement, …).Les catégories de données traitées dans ce cadre sont toutes celles traitées par l’Université de Namur. Deux processus d’anonymisation des données sont toutefois mis en place de manière pérenne : les données relatives aux emprunts (historique des emprunts) et les logs d’accès aux locaux.Base juridique de traitement. L’Université de Namur a, dans le cadre de l’exercice de ses missions, une obligation de mettre en œuvre une démarche qualité (article 6, (1), e du RGPD). C’est dans ce contexte que s’inscrit l’analyse de données pour acquérir une meilleure connaissance de l’activité et des besoins liés aux infrastructures de ses bibliothèques.Dans certains cas, la réalisation de statistiques s’inscrit dans le cadre d’une coopération entre établissements de l’enseignement supérieur au sein de la Commission des Bibliothèques et Services académiques collectifs de l’ARES (Académie de Recherche et d’Enseignement Supérieur) et au sein de la Bibliothèque Interuniversitaire de la Communauté française de Belgique sous l’égide du Conseil des Recteurs des universités francophones de Belgique (CRef).Le traitement de données à des fins statistiques repose sur un intérêt légitime de l'Université de Namur à pouvoir remplir ses engagements vis-à-vis de ces organes et, le cas échéant, à permettre la mise en oeuvre de missions et travaux interuniversitaires liés à l'offre de services des bibliothèques des établissements d'enseignement supérieur (article 6, (1), f du RGPD).Personnes ayant accès aux données. Pour les besoins du processus d’anonymisation, les données sont traitées par le gestionnaire des statistiques de la BUMP.Le point de contact pour l’exercice des droits des usagers est l’Université qui leur a délivré la carte d’accès ou ouvert un droit d’accès aux ressources documentaires des autres universités.
La gestion des litiges, plaintes et recouvrements de créancesFinalités et catégories de données. En cas de litiges, de plaintes ou de sommes non réglées, l’Université de Namur est susceptible de traiter les données des lecteurs pour la gestion de son contentieux et le recouvrement de ses créances. Les catégories de données traitées sont potentiellement toutes les catégories de données susmentionnées, selon la nature du litige, de la plainte ou la nécessité d’établir l’identité du débiteur et les composantes de sa dette.Base juridique du traitement. L’Université de Namur a un intérêt légitime à pouvoir gérer son contentieux et le cas échéant faire valoir des droits dans un cadre précontentieux ou contentieux (article 6, (1), f du RGPD).Personnes ayant accès aux données. Selon le cas, les données peuvent être communiquées aux responsables des Bibliothèques, au service financier, à des conseils ou services de recouvrement externe, et plus généralement aux tiers intervenant dans une procédure judiciaire ou administrative en cas de litige (dégradation, vol, non-restitution d’ouvrages, …).Durée de conservation. Les données sont conservées jusqu’à la fin de la procédure ou que le contentieux soit clôturé. Dans la mesure où le litige implique des opérations comptables, ces données sont conservées pendant la durée légale de conservation.
Compte lecteur et accès aux données documentaires
Le lecteur qui dispose d’un compte de lecteur actif peut se connecter à celui-ci et accéder à ses données signalétiques et à ses données d’utilisation de ressources documentaires via l’outil Catalogue Université de Namur.
Point de contact avec les Bibliothèques
Le point de contact des lecteurs pour ce qui concerne les droits prévus par le RGPD ou pour toute autre question relative au traitement des données est l’Université qui a délivré la carte de lecteur.En ce qui concerne l’Université de Namur : Pour la BUMP : direction.bump@unamur.bePour la bibliothèque de la faculté de droit : bibliotheque-droit@unamur.beDélégué à la protection des données de l’Université de Namur : dpo@unamur.be
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Principes déontologiques relatifs à l'utilisation de l'outil informatique à l'UNamur
L'utilisation des ressources informatiques en particulier mais non uniquement, des réseaux comme Internet, est une nécessité pour chacun à l'Université de Namur. À la fois pour des raisons pédagogiques, scientifiques et administratives, chacun d'entre nous, membres du personnel et étudiants, a recours aux facilités que les ressources informatiques procurent. L'Université de Namur entend permettre l'accès de tous ses membres à ces facilités dans le cadre des besoins liés aux fonctions qu'ils occupent, et leur exprime ainsi la confiance qu'elle leur accorde.
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