Contexte
L'Université de Namur propose un service de logements aux chercheurs visiteurs. L'offre de ce service implique le traitement de données pour la gestion des attributions de logement et l'exécution des contrats.
Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation
Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :
- Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
- Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
- Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]
- Données relatives à l’attribution et à l’utilisation de logements [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et objet de l’attribution du logement, incidents liés à l’occupation ou à la fin de l’occupation …]
- Données bancaires et financières de personnes physiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro de compte bancaire, code IBAN, coordonnées TVA …]
- Données de facturation et de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]
- Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
- Les données relatives au mode de paiement des loyers (Compte pour ordre (CPO), bourse ARES, bourse FNRS, Compte à compte,...)
- L'identité et les coordonnées du responsable facultaire demandeur d’un hébergement et la faculté hôte
- Les données d'activation ou de désactivation de badge d'accès (pour les logements équipés d'un dispositif d'accès par badge)
Ces données sont utilisées pour :
- Gérer le suivi des demandes de logements
- Gérer l'attribution des logements
- Gérer les contrats de bail et leur exécution (notamment la gestion des états des lieux, des dégâts locatifs ...)
- Gérer la comptabilité liée aux services des logements
- Gérer les éventuels litiges liés à l'utilisation du service de logements
Base de licéité du traitement de données
L’activité est nécessaire pour exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD)
Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :
- Locataires
- Chercheurs visiteurs pour lesquels une demande de logement est introduite
- Chercheurs visiteurs bénéficiant d'un logement
- Membres de la famille du visiteur chercheur l'accompagnant
- Titulaires de compte via lequel les loyers sont payés
Sources des données
Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :
- La personne elle-même les a fournies
- Les données sont fournies par un tiers ou proviennent d’une base de données de tiers (par exemple, l’institution d’origine du chercheur)
- Le responsable facultaire demandeur d’un hébergement
Destinataires des données
Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :
- Le personnel des services administratifs de l’Université
- Le personnel des facultés et départements
Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:
- Administration fiscale
- Réviseur d'entreprise
- Agent de quartier (dans le cas d’une domiciliation dans un logement)
- Compagnie d'assurance (en cas de sinistre)
- Conseil externe (en cas de litige ou problème contractuel)
- Intervenants de la justice (en cas de litige ou problème contractuel)
- Prestataires de services pour le compte et sur les instructions de l’Université
Caractéristiques du traitement
La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants:
La nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation.
Des données relatives aux demandes de logements n'ayant pas abouti peuvent être conservées jusqu'à la fin de l'année académique en cours.
Les données des contrats sont conservées 5 ans après la fin du dernier contrat conclu avec le locataire, sauf litige justifiant une conservation des données au-delà de ce délai pour la défense des droits et intérêts de l'Université.
- Le respect d'un ou de différents délais de conservation légale obligatoires imposés par la législation.
Les données figurant dans la comptabilité sont conservées pendant les durées légales obligatoires.
Par ailleurs, si la base de données relatives à l'activité de traitement est hébergée sur le territoire européen, dans l'hypothèse où le chercheur visiteur qui sollicite un logement est établi hors du territoire européen, l'Université de Namur est susceptible d'adresser des communications comprenant des données à caractère personnel vers ce territoire. Le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre la personne et l’Université ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.
Droits des personnes concernées
Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Toute demande ou question relative aux dossiers traités peut être adressée à logement-visiteurs@unamur.be.