Notice d’information sur le service d'aide à l'insertion professionnelle et le career center

Au travers de sa cellule emploi, l'UNamur propose un service d'aide à l'insertion et à l'orientation professionnelle sous la forme de formations collectives et d'accompagnement individuel. L'UNamur a également mis en place une plateforme de career center pour faciliter la recherche de stages, d'emploi ou de formations en lien avec l'insertion professionnelle. Ces activités impliquent le traitement de données à caractère personnel. 

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

• Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
• Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
• Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
• Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]
• Données relatives au parcours académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, au PAI - Programme d'accompagnement individualisé, notes, crédits, aux inscriptions aux examens, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
• Données relatives à la mobilité des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la participation à un programme de mobilité (ex. Erasmus), dates, établissement d’origine ou de destination …]
• Données relatives à l’expérience et aux compétences professionnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : CV, connaissances linguistiques, expériences précédentes, références …]
• Données d’inscription [catégorie regroupant le type de données suivantes : date d’inscription, objet de l’inscription …] 
• Données relatives à des stages [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à l’organisation et à l’objet du stage, date, lieu, rapports …]
• Données relatives à la participation à une activité [catégorie regroupant le type de données suivantes : présence, objet de l’activité …]
• Données d’authentification [catégorie regroupant le type de données suivantes : log in, mots de passe, date de modification de mot de passe, token …]
• Données de connexion et de journalisation [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et heures de connexion, type d’opération réalisée, identifiant utilisateur, adresses IP, type de données accédées …]
• Données relatives à l’emploi [catégorie regroupant le type de données suivantes : employeur, titre de la fonction occupée, grade, statut [académique, scientifique, ATG], filière au sein du statut, statut de salarié, type de contrat de travail, durée de validité du contrat, régime de travail, taux d’occupation, décisions de nomination, fonctions antérieures …]
• Données relatives au statut socio-administratif en lien avec l'insertion professionnelle (chômage, statut de boursier ...)
• Données relatives aux critères de recherche d'emploi (niveau de salaire, localisation, date de début d'engagement souhaitée, éligibilité à un plan d'embauche ...) 
• Données de compte de réseau social 

Ces données sont utilisées pour :

• Gérer le suivi de demandes d'accompagnement individuel à l'orientation et à l'insertion professionnelle
• Gérer l'organisation de formations collectives concernant le thème de l'orientation et de l'insertion professionnelle
• Gérer le career center de l'Université qui permet de diffuser des offres d'emploi, de communiquer des informations relatives aux opportunités d'emploi, de stage, de formations. Cela comprend: 
  • La gestion des inscriptions sur la plateforme
  • La promotion de la plateforme auprès des étudiants et des alumni
  • La gestion des campagnes de communication aux personnes inscrites sur la plateforme sur les opportunités d'emploi, de stage, de formations
  • La gestion de la publication d'annonces (offres d'emploi, offres stage, offres de formations ...)
  • La gestion de l'outil de CV books
  • La gestion des modules du career center
• Réalisation de statistiques et de reporting sur les activités de la Cellule emploi

L’activité de traitement est effectuée parce qu’elle est nécessaire pour exécuter une mission d’intérêt public telle que définie ci-dessous (article 6, 1, e) du RGPD)

L'Université de Namur a, application du Décret Paysage, une mission d'intérêt public d'enseignement, de recherche et de service à la collectivité dans lesquelles inscrit les activités visant à aider les étudiants et chercheurs à s'insérer dans un milieu professionnel que ce soit pour les besoins d'un stage ou à la fin d'une formation. Ces activités visent également à faire le lien entre ses activités de recherches et d'enseignement avec les acteurs du marché de l'emploi.

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

• Étudiants inscrits
• Alumni
• Doctorants
• Chercheurs 
• Post doctorants

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

• La personne elle-même les a fournies
• Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
• Les données sont générées par une activité de la personne

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

• Le personnel du service des ressources humaines
• Le/la responsable de la cellule emploi (SRH)
• Les personnes qui organisent ou donnent les formations 

Le service de career center de l’UNamur est fourni conjointement avec la société de droit français JobTeaser. Plus d’informations sur les traitements spécifiques à cette plateforme, voir la politique de confidentialité sur www.jobteaser.com.

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants:

• la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 
• Les données des personnes inscrites sur le Career Center sont traitées tant que le compte est actif 
• Les données d'inscription relatives aux formations sont supprimées ou rendues anonymes après la clôture de l'évènement. 
• Les données relatives aux accompagnements individuels sont effacées au plus tard 12 mois après la fin de l'accompagnement sauf en cas d'accord de la personne concernée de conservation de ses données à des fins de participation à un réseau d'aide à l'insertion professionnelle.

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/fr/vie-privee. Toute demande ou question relative aux dossiers traités par la cellule emploi peut être adressée à : 

• cellule.emploi@unamur.be : pour les étudiants et alumni
• murielle.guillaume@unamur.be.: pour les doctorants et chercheurs