Contexte 

L'Université de Namur propose un service de logements aux étudiants. L'offre de ce service implique le traitement de données pour la gestion des attributions de logement et l'exécution des contrats. Dans ce contexte de la location de logements aux étudiants, l'Université de Namur assure par ailleurs un service d'accompagnement à la vie quotidienne des occupants de ses logements. Cela implique le traitement de données pour la gestion de cet accompagnement et le contrôle du respect du règlement d'ordre intérieur régissant l'occupation des logements. 

Gestion du service de logements destinés aux étudiants

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

  • Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
  • Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
  • Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]
  • Données relatives à l’attribution et à l’utilisation de logements [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et objet de l’attribution du logement, incidents liés à l’occupation ou à la fin de l’occupation …]
  • Données bancaires et financières de personnes physiques [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro de compte bancaire, code IBAN, coordonnées TVA …]
  • Données de facturation et de paiement [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à une transaction, montant, date du paiement, débiteur, créditeur, objet de la transaction …]
  • Données relatives aux inscriptions aux études des étudiants et doctorants [catégorie regroupant le type de données suivantes : les données relatives au dossier d’inscription, aux allègements [1er Cycle & 2ème cycle], au cycle d'études de l'inscription [1er & 2e & 3e cycle], à la codiplomation, au  code études et domaine études [1er & 2e cycle & formation continue], au code grade académique & habilitation [ARES], aux cours isolés, aux crédits PAE [1er cycle & 2e cycle & formation continue], aux types de passerelles, aux UE anticipées, à la valorisation des acquis & crédits, aux dispenses octroyées, au statut étudiant fraudeur, au prérequis (telle la maîtrise de la langue française [date d'examen] …]
  • Données relatives aux assurances dont bénéficie une personne physique [catégorie regroupant le type de données suivantes : type de contrat, date de couverture, montant assuré, interventions de l’assurance …]
  • Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
  • Données sociales [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au bénéfice d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles, d’une aide sociale d’un CPAS, d’allocations familiales, à l’octroi d’une bourse par l’Université ou une autre entité …].
  • Données financières liées à une inscription aux études des étudiants et doctorants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au paiement des droits d’inscription, à l'octroi d'une bourse d’études, plan de financement (pour les étudiants hors UE non finançables (non assimilés)) …]
  • Données relatives à des plaintes, accidents ou incidents [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux circonstances, dates, lieux, faits constatés, plus généralement toutes données relatives au traitement et suite de la plainte, de l’accident ou de l’incident …]
  • Données relatives à la mobilité des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la participation à un programme de mobilité (ex. Erasmus), dates, établissement d’origine ou de destination …]
  • Données relatives à la conservation de la preuve d'une autorisation ou d'un consentement [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates de l’autorisation, objet …]
  • Données relatives à l’attribution de matériel et de biens [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et objet de l’attribution/de la restitution de matériel informatique, de téléphones, clés, véhicule de fonction, incidents liés à l’utilisation de ce matériel …]
  • Données relatives à l'appartenance à un kot à projet
  • Données relatives à l'activation et la désactivation des badges d'accès
  • Données relatives à des justificatifs pour demande d'aménagement du contrat de bail (fin de stage, ...). 

Ces données sont utilisées pour :

  • Gérer le suivi des demandes de logements
  • Gérer l'attribution des logements
  • Gérer la délivrance d'attestations d'occupation
  • Gérer les contrats de bail et leur exécution (en ce compris les états des lieux, les dégâts locatifs ...)
  • Gérer la comptabilité liée aux services des logements
  • Gérer les éventuels litiges liés à l'utilisation du service de logements 
Base de licéité du traitement de données 

L’activité est nécessaire pour exécution d’un contrat avec la personne dont les données sont traitées ou pour exécuter de mesures prises en vue de la conclusion d’un contrat à la demande de cette personne (article 6, 1, b) du RGPD)

Traitement de données particulières

Dans le cadre de la poursuite des finalités précitées, l'Université de Namur est également amenée à traiter des données figurant sur une attestation établie par un professionnel de la santé. 

Le traitement des données relevant de cette catégorie particulière se justifie du fait qu'il intervient avec le consentement de la personne concernée (article 9, 2, a) du RGPD).

Le locataire peut obtenir une indemnité réduite de renon s'il justifie de circonstances exceptionnelles. Si un locataire transmet un justificatif contenant des informations relatives à la santé, il autorise l'Université à les utilise pour apprécier l'existence de circonstances exceptionnelles. 

Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

  • Locataires
  • Etudiants ou futurs étudiants introduisant une demande de logement
  • Etudiants bénéficiant d'un logement
  • Personnes de contact de l'étudiant
  • Titulaires du compte via lequel les loyers sont payés
Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

  • La personne elle-même les a fournies
  • Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
Destinataires des données 

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

  • Le personnel des services administratifs de l’Université

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes:

  • Administration fiscale
  • Réviseur d'entreprise
  • Agent de quartier (dans le cas d’une domiciliation dans un logement)
  • Compagnie d'assurance (en cas de sinistre)
  • Conseil externe (en cas de litige ou problème contractuel)
  • Intervenants de la justice
  • Prestataires de services pour le compte et sur les instructions de l'Université
Caractéristiques du traitement 

La durée de conservation est déterminée en fonction du ou des critères suivants:

  • la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 

 Des données relatives aux demandes de logements n'ayant pas abouti peuvent être conservées jusqu'à la fin de l'année académique en cours. 

Les données des contrats sont conservées 5 ans après la fin du dernier contrat conclu avec le locataire, sauf litige justifiant une conservation des données au-delà de ce délai pour la défense des droits et intérêts de l'Université.

  • le respect d'un ou de différents délais de conservation légale obligatoires imposés par la législation.

Les données figurant dans la comptabilité sont conservées pendant les durées légales obligatoires. 

Par ailleurs, si la base de données relatives à l'activité de traitement est hébergée sur le territoire européen, dans l'hypothèse où l'étudiant qui sollicite un logement est établi hors du territoire européen, l'Université de Namur est susceptible d'adresser des communications comprenant des données à caractère personnel vers ce territoire. Le transfert est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre la personne et l’Université ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

Gestion de l'accompagnement de la vie quotidienne dans les logements 

Catégories de données à caractère personnel traitées et finalités d'utilisation

Pour les besoins de cette activité, l'Université de Namur traite des données relevant des catégories suivantes :

  • Données d’identification générale [catégorie regroupant le type de données suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresses de courrier électronique, copie de la carte d’identité, photographie d'identité, numéro de téléphone …]
  • Données caractéristiques personnelles [catégorie regroupant le type de données suivantes : date de naissance, genre, lieu de naissance, état civil et nationalité, statut de séjour en Belgique, langue maternelle, langues parlées, possession d’un permis de conduire …]
  • Données relatives aux inscriptions aux études des étudiants et doctorants [catégorie regroupant le type de données suivantes : les données relatives au dossier d’inscription, aux allègements [1er Cycle & 2ème cycle], au cycle d'études de l'inscription [1er & 2e & 3e cycle], à la codiplomation, au  code études et domaine études [1er & 2e cycle & formation continue], au code grade académique & habilitation [ARES], aux cours isolés, aux crédits PAE [1er cycle & 2e cycle & formation continue], aux types de passerelles, aux UE anticipées, à la valorisation des acquis & crédits, aux dispenses octroyées, au statut étudiant fraudeur, au prérequis (telle la maîtrise de la langue française [date d'examen] …]
  • Données relatives à l’imposition d’une sanction [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux circonstances, dates, faits constatés, sanction imposée, mesures prises … ]
  • Données relatives à des plaintes, accidents ou incidents [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux circonstances, dates, lieux, faits constatés, plus généralement toutes données relatives au traitement et suite de la plainte, de l’accident ou de l’incident …]
  • Données relatives à la discipline [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux mesures/sanctions disciplinaires, aux faits donnant lieu aux sanctions, à la procédure …]
  • Données relatives à l’attribution et à l’utilisation de logements [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et objet de l’attribution du logement, incidents liés à l’occupation ou à la fin de l’occupation …]
  • Données relatives au contrôle du respect des règlements applicables aux étudiants y compris en matière de plagiat [catégorie regroupant le type de données suivantes : données liées à la vérification de l’usage des ressources informatiques, du respect des règlements, de l’analyse de copie via un logiciel antiplagiat …].
  • Données relatives aux besoins spécifiques des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux besoins spécifiques au dossier d’accompagnement, au plan d’accompagnement, aux aménagements accordés …]
  • Identifiants attribués par l'UNamur [catégorie regroupant le type de données suivantes : numéro d'étudiant, numéro de matricule interne, eID pour l'accès aux ressources internes, identifiants cartes d'accès, numéro de carte d’étudiant …]
  • Données relatives à la situation familiale [catégorie regroupant le type de données suivantes : statut marital, données relatives aux parents, tuteurs et conjoints, à la composition de ménage, enfants …]
  • Données sociales [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au bénéfice d’une allocation d’études de la Fédération Wallonie-Bruxelles, d’une aide sociale d’un CPAS, d’allocations familiales, à l’octroi d’une bourse par l’Université ou une autre entité …].
  • Données relatives aux habitudes de vie [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives aux moyens de locomotion, habitudes de déplacement, préférences alimentaires, style de vie, loisirs et intérêts …]
  • Données relatives à la mobilité des étudiants [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives à la participation à un programme de mobilité (ex. Erasmus), dates, établissement d’origine ou de destination …]
  • Données relatives au parcours académique de l’étudiant [catégorie regroupant le type de données suivantes : données relatives au parcours académique, programme annuel de l’étudiant - unités d’enseignement suivies -, au PAI - Programme d'accompagnement individualisé, notes, crédits, aux inscriptions aux examens, mentions, diplômes obtenus, pays d’émission du ou des diplômes, avis des jurys, décisions disciplinaires et recours, travail de fin d’études, stages effectués…]
  • Données relatives à la participation à une activité [catégorie regroupant le type de données suivantes : présence, objet de l’activité …]
  • Données relatives à l’attribution de matériel et de biens [catégorie regroupant le type de données suivantes : dates et objet de l’attribution/de la restitution de matériel informatique, de téléphones, clés, véhicule de fonction, incidents liés à l’utilisation de ce matériel …]
  • Toute donnée contenue dans un rapport d'incident
  • Données relatives aux stages et autres cas d'absence de la résidence  

Ces données sont utilisées pour :

  • Gérer le service d'accompagnement à la vie quotidienne dans les logements ce qui inclut : 
    • L'accueil des nouveaux arrivants,
    • La gestion logistique de l'occupation des logements,
    • La gestion d'activités proposées aux étudiants locataires,
    • L'accompagnement social des étudiants locataires en fonction de leurs besoins et parcours, 
    • Le conseil aux l'étudiant locataire en lien avec les autres services offerts aux étudiants,
    • La gestion des incidents
  • Acter les manquements au règlement d'ordre intérieur
  • Faire appliquer les sanctions prévues par le règlement
Base de licéité du traitement de données 

L’Université de Namur est investie de missions d’intérêt public en matière d’enseignement, de recherche et de services à la collectivité. Pour les besoins de l’exécution de ces missions, l’Université de Namur traite les données des locataires pour organiser leur accueil et la logistique de l'occupation ainsi que pour gérer le respect du règlement d'ordre intérieur qui régit les conditions d'occupation des logements (article 6, (1), e) du RGPD).

Traitement de catégories particulières de données 

En cas de litige ou d’incident, l’UNamur est susceptible de traiter des données relevant des catégories suivantes dans la mesure où cela est nécessaire pour la gestion de son propre contentieux, en particulier pour la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice (article 9, 2, f) du RGPD et article 10 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel).   

  • Données relatives aux convictions philosophiques ou religieuses
  • Données figurant sur une attestation établie par un professionnel de la santé
  • Données relatives à des condamnations pénales ou à des infractions
Catégories de personnes concernées

Les catégories de personnes dont les données sont traitées pour les besoins de l'activité sont les suivantes :

  • Locataires étudiants des logements de l'Université
  • Les personnes de contact signalées par les locataires 
Sources des données

Les données reprises dans l'activité de traitement proviennent de la ou des sources suivantes :

  • Les données sont reprises dans une base de données de l’Université
  • Les données sont générées par une activité de la personne
  • La personne elle-même les a fournies
Destinataires des données 

Les données sont traitées uniquement par les personnes et services de l'Université pour les besoins de la réalisation de l'activité. Les destinataires internes des données appartiennent principalement aux catégories suivantes :

  • Le personnel des services administratifs de l’Université
  • Les membres de la Commission de discipline 

Les destinataires externes de données appartiennent aux catégories suivantes :

  • Prestataires externes agissant pour le compte et sur les instructions de l'Université
Caractéristiques du traitement

La durée de conservation est déterminée en fonction de la nécessité de conserver les données pour des besoins opérationnels en fonction de la finalité de leur utilisation. 

Les données sont conservées pendant la durée d’occupation d’un logement. 

Droits des personnes concernées

Les personnes concernées par un traitement de données disposent de droits qui sont décrits sur la page www.unamur.be/vie-privee. Toute demande ou question relative aux dossiers traités peut être adressée à logement-etudiants@unamur.be.